Quelles sont les meilleures compétences en matière de gestion du temps ?
Voici mes choix pour les meilleures compétences de gestion du temps à maîtriser.
1. Fixez des objectifs tangibles.
En tant que freelance, travailleur à distance ou chef d'entreprise, vous avez certainement besoin de plans de journée. Cela aide à organiser le travail, mais il y a un petit problème : avec des plans de journée, vous saurez quoi faire ; mais vous ne saurez pas pourquoi le faire.
Les objectifs abstraits tels que gagner plus d'argent en ligne ne fonctionnent pas ici. Vous ne pouvez pas être productif si vous ne comprenez pas où cette productivité vous mène. Pour un travail réussi, pratiquez la planification et la fixation d'objectifs à long terme : Fixez des objectifs tangibles en vous demandant où vous voulez être dans un an ou cinq, et comment cet objectif est lié à ce que vous faites aujourd'hui.
Les objectifs tangibles vous donnent une vision à long terme et une motivation à court terme pour travailler. Pour les rendre plus puissants, utilisez la technique dite des objectifs intelligents (l'acronyme SMART) :
- Spécifique (pour que vous puissiez voir la direction à suivre)
- Mesurables (afin que vous puissiez avoir des délais réalistes pour les terminer)
- Atteignable (pour que vous puissiez comprendre qu'il est suffisamment réaliste de les accomplir)
- Pertinents (afin qu'ils correspondent à l'orientation que vous souhaitez donner à votre carrière)
- Limitée dans le temps (pour que vous puissiez leur fixer une date limite de réalisation).
2. Convertir les objectifs en tâches.
Bon, vous vous êtes fixé des objectifs pour un an ou deux. Disons que vous envisagez de publier un livre ou de devenir un rédacteur indépendant de premier plan dans votre pays. Mais quand et comment allez-vous faire pour que ces objectifs se concrétisent ?
Vous devez convertir ces plans à long terme en tâches spécifiques importantes que vous accomplirez pour atteindre l'objectif. Les échéances jouent ici un rôle important : vous disposez de 52 semaines pour mettre en œuvre un plan annuel, alors assignez une tâche connexe par semaine et ajoutez-la à vos listes de tâches pour la réaliser à temps.
Et surtout, ne négligez pas les activités associées, s'il y en a : écrivez pour les médias, créez une série de consultations individuelles, faites la promotion de vos comptes commerciaux, participez à des webinaires, etc.
3. Consacrez du temps à la connaissance de soi et à la promotion.
Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets et que vous ne faites pas d'autres plans, vous risquez de travailler 10 à 12 heures par jour sans épanouissement personnel et professionnel. C'est un cercle sans fin, sans issue, mais avec des niveaux de stress accrus, des épuisements, de la procrastination et une faible productivité.
Lorsque vous planifiez votre travail, tenez compte des aspects suivants :
- Votre travail avec les projets des clients - divisez-les en étapes, avec des points de contrôle
- Réaliser ses idées et ses propres projets - travailler sur le site web de votre entreprise, rédiger du contenu persuasif pour celui-ci, participer à des conférences de niche, écrire des articles invités, créer des cours de formation, etc.
- Networking - les réseaux sociaux et le développement de l'image de marque sont vos instruments de recherche de clients, alors assurez-vous de réserver du temps pour cela aussi.
- Auto-investissement - livres, webinaires, podcasts, bulletins d'information éducatifs, cours... Cela prend du temps, alors planifiez-le en conséquence.
- Prendre du temps - prévoir du temps pour récupérer du travail et être moins stressé : aller au cinéma, voyager, passer du temps avec des amis... Le plus souvent, les entrepreneurs sont des fonceurs ; s'ils ne prévoient pas de repos à l'avance, ils risquent de passer tout leur temps à travailler. Ce n'est pas ce qu'il faut pour une bonne gestion du temps et une meilleure productivité.
Et maintenant, pour la partie la plus intéressante :
Comment partager le temps pour tout cela ? Qu'en est-il des proportions ?
Cela dépend de votre charge de travail et de l'ordre de vos préférences. La proportion de temps ne peut pas être constante, 80/20, ou autre. Lorsque vous avez beaucoup de clients et de projets, prévoyez moins de temps pour la formation et l'autopromotion.
Et pourtant, faites-le pour ne pas disparaître de la scène médiatique ! Et vice versa, lorsqu'il n'y a pas de nouvelles tâches de gestion de projet à venir - dirigez tous les efforts et suffisamment de temps pour promouvoir vos services. Établissez au préalable un plan et une liste d'idées à ce sujet.
4. Envisager une planification à court terme.
La plupart d'entre nous connaissent le travail à distance et l'entrepreneuriat comme des nuits blanches sur des projets à cause des échéances du lendemain. Mais ce n'est rien d'autre que votre manque de compétences en matière de planification à court terme.
Pour éviter les heures de pointe et la pression des délais qui tuent votre productivité, faites ceci :
- Si tous les clients arrivent en même temps - évaluez et estimez chaque plan de projet, pensez à établir des priorités et abandonnez ceux qui ne sont pas votre spécialité.
- S'il est difficile de comprendre le temps dont vous aurez besoin pour réaliser le projet, divisez-le en plusieurs étapes et apportez toutes les modifications nécessaires à votre plan.
- Si des problèmes d'approbation, de correction ou tout autre cas de force majeure se posent, prévoyez du temps libre dans votre calendrier pour les résoudre, et révisez les tâches en conséquence.
- Utilisez une application de planification pour vous assurer que vous pouvez gérer les réunions efficacement, stimuler la productivité et améliorer vos efforts de collaboration.
5. Ne planifiez pas toutes les tâches pour un seul jour.
Cette erreur fait suite à celle mentionnée ci-dessus. Lorsque vous ne pouvez pas estimer vos capacités et l'étendue de votre travail, mais que vous pensez qu'une journée est suffisamment longue pour être à l'heure pour tout, vous y insérez des tonnes de tâches. Inutile de dire que vous ne parvenez pas à les traiter toutes efficacement.
Les compétences en matière de productivité et de gestion du temps ne consistent pas à "en faire le plus possible aujourd'hui". Il s'agit d'établir des priorités et de savoir lire le temps.
Prévoyez une ou deux tâches qui prennent du temps et trois ou quatre petites affaires par jour. Faites de même avec votre planning hebdomadaire, afin d'éviter de paniquer ou de rater des échéances si vous n'avez pas accompli toutes les tâches quotidiennes à temps.
6. Planifiez vos heures de travail.
Les emplois en freelance et le travail à domicile sont synonymes de liberté de mouvement, n'est-ce pas ?
Cependant, sans limites claires, votre temps de travail peut devenir incontrôlable. Vous aimez commencer à travailler avant de vous brosser les dents le matin ? Et finir votre travail au lit avant de vous endormir parce que votre cerveau tourne encore à plein régime ?
Si vous ne planifiez pas vos horaires, votre santé mentale et votre vie privée risquent d'en pâtir, et la procrastination et le stress sont monnaie courante.
N'oubliez pas qu'il existe des "heures de travail".
Créez un horaire, travaillez un nombre défini d'heures par jour et évitez de consacrer votre temps libre au travail.
Cela ne signifie pas que vous devez travailler de 9 à 5 ; cela signifie que vous savez que vous travaillez six heures par jour, par exemple, et que vous ne sacrifierez pas votre septième ou huitième heure à des appels téléphoniques ou même à des tâches urgentes.
Et ne travaillez jamais le week-end, ou ayez au moins un jour de congé par semaine. C'est un jour où vous oubliez vos capacités à prendre des décisions professionnelles et où vous ne pensez même pas à quelque chose comme "Je vais juste vérifier mes emails une seconde." En règle générale, ces secondes se transforment en heures, vous faisant repenser au travail et se terminant par des crises de nerfs.
7. N'essayez pas de réaliser toutes les idées.
N'essayez même pas de réaliser toutes les idées qui vous passent par la tête. Oui, il semble improductif de renoncer à tant de choses créatives que vous avez notées dans votre carnet mais que vous n'avez pas réalisées : de nouveaux cours, projets, activités, services - en règle générale, seuls 30 à 50 % d'entre eux sont mis en œuvre ; les autres sont enterrés dans des brouillons.
Mais c'est bon.
C'est bien de générer des tonnes d'idées de business et de les noter pour ne pas les oublier. Mais prenez l'habitude d'évaluer chaque idée au stade de la préparation : combien de temps et d'efforts il vous faudra pour la réaliser, et quels bénéfices ou avantages, vous obtiendrez par la suite. Le jeu en vaut-il la chandelle ?
8. Tirer le meilleur parti de la technologie.
Certains d'entre nous commencent par créer des listes de tâches sur des feuilles de papier, puis comprennent que c'est inefficace et décident qu'ils sont suffisamment disciplinés pour se souvenir de tout sans aucune liste. Ce n'est pas grave si vous travaillez avec un seul projet ou si vous ne prévoyez rien d'autre que la réalisation de ce projet. Pour un travail productif dans différents domaines de la vie, vous avez besoin d'instruments. N'essayez pas de tout garder dans votre tête.
N'hésitez pas à choisir tout ce qui vous aide à organiser le travail, à respecter le calendrier et à suivre le plan : Trello, isoTimer, Toggl - tout ce que vous voulez. Mais voici un conseil de vie de pro pour vous : mélangez quelques instruments ou changez celui que vous avez déjà de temps en temps. Cela vous permet d'économiser votre énergie et d'éviter de vous alimenter avec un seul outil et de vous perdre dans les tâches.
9. Ne répondez pas tout de suite aux emails.
Inutile de parler des distractions courantes et des pertes de temps telles que les séries télévisées ou les flux de réseaux sociaux. La plupart des gens les connaissent et savent comment les gérer, mais certains ignorent encore ces mangeurs de temps et leur tueur de productivité que sont les réactions immédiates aux offres de projets ou aux questions des clients.
Les entrepreneurs et les travailleurs à distance sont leurs propres responsables du marketing et des ventes, ils essaient donc d'être disponibles en ligne en permanence. Messagerie, emails, appels téléphoniques - il est difficile de résister à la tentation de répondre en un clin d'œil. Vous pensez que vous allez perdre un client ou l'offenser de toute façon si vous ne répondez pas à son message ici et maintenant ; mais ce n'est pas le cas.
C'est simple : plus vite vous répondez, plus vite votre client répondra. De plus, plus vous envoyez d'emails, plus vous en recevez.
Une fois distrait, vous perdez votre concentration sur la tâche à accomplir. Vous devrez consacrer du temps à vous remettre dans le bain, encore et encore, plusieurs fois par jour.
La solution ?
Désactivez les messageries lorsque vous commencez à travailler. Vérifiez vos emails quelques fois par jour au maximum (allouez un peu de temps entre les tâches principales à cette fin). Utiliser des outils de messagerie pour programmer vos messages afin qu'ils soient envoyés avec un délai.
S'il vous est difficile d'ignorer les distractions provenant d'autres sites web, utilisez des outils qui bloqueront votre accès à ces ressources.
10. N'oubliez pas de développer vos compétences non techniques.
Vous ne pouvez pas gérer votre temps et votre productivité au travail sans gérer votre vie en général. Le planning détaillé ne vous rendra pas super organisé et heureux : vous pouvez apprendre à rédiger un plan et à lisser votre charge de travail, mais cette compétence nécessite également de savoir comment établir des relations avec les clients, comment comprendre si vous devez travailler avec cette personne, comment dire non aux personnes toxiques, et ainsi de suite.
Comme vous pouvez le constater, les compétences d'un professionnel dans sa niche vont au-delà de la gestion du temps.
Pour éviter les erreurs et organiser votre travail, vous devez prendre en compte toutes les particularités de votre niche, vous appuyer sur votre expertise et votre expérience, et être conscient de vos points faibles, en vous affinant. Une fois pris en compte, ces détails vous aideront à établir un calendrier de travail pour une bonne gestion du temps et une meilleure productivité.
- Déléguez. Le monde ne s'écroulera pas si vous ne faites pas toutes les tâches tout seul.
- Apprenez à dire non et créez l'algorithme de sélection des clients. Travaillez sur des projets qui vous intéressent et alternez les projets à long et à court terme.
- N'ayez pas peur d'augmenter le prix de vos services si cela s'avère payant.
La gestion du temps n'est pas un programme mathématique ou opérationnel, mais une créativité et une conscience qui changent votre vie pour le mieux.
Un spécialiste qui respecte les délais est un atout précieux. Les consommateurs inscrivent ces personnes sur la liste de leurs favoris et les recommandent volontiers à leurs amis.
Ainsi, vos excellentes compétences en gestion du temps vous permettent de devenir très demandé et plus cher sur le marché. Plus que cela, vous obtenez une vie plus brillante et une ressource de temps et d'effort pour la faire passer au niveau supérieur.
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