Liste des meilleurs logiciels GED
Voici mon choix des meilleurs logiciels de gestion de documents à utiliser dès maintenant :
1. Monday Work OS : Plateforme collaborative pour documents et workflows
Monday Work OS est une plateforme polyvalente de gestion des documents et des workflows, conçue pour faciliter la collaboration au sein des équipes. Avec ses fonctionnalités intuitives et ses intégrations, Monday Work OS permet de centraliser, organiser et partager les documents, tout en rationalisant les processus de travail.
Fonctionnalités
- Stockage centralisé et sécurisé des documents dans une bases de données en cloud
- Gestion des versions et historique des modifications pour un suivi optimal
- Workflows personnalisables pour automatiser les tâches et les approbations
- Intégration avec plus de 40 applications tierces pour une synchronisation fluide des données
- Interface visuelle et conviviale pour une prise en main rapide
- De nombreux autres fonctionnalités comme la gestion de projet, les ventes ou le marketing
Tarifs
- Plan gratuit pour les petites équipes, avec des fonctionnalités de base
- Plans Standard, Pro et Enterprise à partir de 10 $ par utilisateur et par mois, avec des fonctionnalités avancées et un support dédié
❤️ Avis Critique : Monday Work OS centralise documents, projets et communication en une interface unique. Une solution GED riche et intuitive pour fluidifier la collaboration documentaire.
👍 Avantages : Interface épurée et personnalisable. Intègre tâches, fichiers et échanges. Automatisation des workflows documentaires. Large choix d'intégrations.
👎 Inconvénients : Demande un temps d'adaptation. Fonctions GED perfectibles. Tarifs élevés pour les PME.
2. Zoho WorkDrive : Suite GED complète en cloud
Zoho WorkDrive (appelé auparavant Zoho Docs) est une suite logicielle de gestion documentaire dans le cloud, offrant des outils complets pour créer, stocker, collaborer et partager des documents. Intégrée à la suite Zoho, Zoho WorkDrive s'adapte parfaitement aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Fonctionnalités
- Traitement de texte, tableur et présentations en ligne pour une création collaborative de documents
- Stockage cloud sécurisé avec synchronisation sur les appareils de bureau et mobiles
- Contrôle d'accès granulaire et gestion des permissions pour une sécurité renforcée
- Outils de révision et de commentaires pour faciliter les retours et les annotations
- Intégration native avec les autres applications Zoho pour une productivité accrue
- Service client très réactif
Tarifs
- Plan gratuit avec 5 Go de stockage et des fonctionnalités de base
- Plans payants à partir de 4 € par utilisateur et par mois, avec des fonctionnalités avancées et un stockage supplémentaire
❤️ Avis Critique : Zoho WorkDrive facilite le stockage, le partage et la co-édition de documents dans le cloud. Puissante et abordable, c'est l'alliée GED idéale des PME.
👍 Avantages : Interface conviviale. Co-édition en temps réel. Sécurité et contrôle des accès. Tarifs compétitifs.
👎 Inconvénients : Personnalisation des dossiers limitée. Versionning perfectible. Nécessite un compte Zoho.
3. Dropbox : Stockage cloud et collaboration documentaire
Dropbox est l'une des solutions les plus populaires de stockage cloud et de collaboration documentaire. Avec ses outils de synchronisation et de partage de fichiers, Dropbox permet aux équipes de travailler efficacement sur des documents, où qu'elles se trouvent.
Fonctionnalités
- Stockage cloud sécurisé avec synchronisation automatique sur tous les appareils
- Outils de collaboration en temps réel pour les documents Microsoft Office et Google Workspace
- Gestion des versions et récupération des fichiers supprimés pour éviter les pertes de données
- Intégrations avec plus de 100 applications tierces pour optimiser les workflows
- Options de sécurité avancées, telles que l'authentification à deux facteurs et le chiffrement des données
Tarifs
- Plan gratuit avec 2 Go de stockage
- Plans payants à partir de 9,99 € par mois pour un utilisateur, avec 2 To de stockage et des fonctionnalités avancées
- Plans d'équipe et entreprise disponibles, avec des fonctionnalités de collaboration et de sécurité renforcées
❤️ Avis Critique : Dropbox est une valeur sûre pour stocker et partager ses fichiers professionnels. Simple et fiable, elle s'impose comme une référence de la GED dans le cloud.
👍 Avantages : Simplicité d'utilisation. Synchronisation multiplateforme. Intégrations avec des apps tierces. Fiabilité et sécurité.
👎 Inconvénients : Fonctions GED basiques. Personnalisation limitée. Tarifs rapidement élevés.
4. Revver : Logiciel GED complet pour gestion et automatisation
Revver est un logiciel GED complet, conçu pour aider les entreprises à gérer, sécuriser et automatiser leurs documents. Avec ses fonctionnalités avancées de capture, de stockage et de recherche de documents, Revver simplifie la gestion documentaire et améliore la productivité.
Fonctionnalités
- Capture automatique des documents à partir de diverses sources (scanner, e-mail, fax)
- Stockage sécurisé des documents dans le cloud ou sur site, avec chiffrement et contrôle d'accès
- Puissants outils de recherche et d'indexation pour retrouver rapidement les documents
- Workflows automatisés pour les approbations, les signatures électroniques et les notifications
- Intégration avec les applications métier courantes (CRM, ERP, comptabilité)
Tarifs
- Essai gratuit de 15 jours
- Plans payants à partir de 50 $ par mois pour un utilisateur, avec 1 Go de stockage
- Plans d'équipe et entreprise disponibles, avec un stockage et des fonctionnalités supplémentaires
❤️ Avis Critique : Revver digitalise et organise les documents des PME avec une attention particulière à la sécurité. Capture, gestion et partage… Tout y est pour une GED sereine !
👍 Avantages : Prise en main facile. Numérisation et reconnaissance de documents. Sécurité et conformité renforcées. Signature électronique.
👎 Inconvénients : Interface vieillissante. Personnalisation des workflows limitée. Support perfectible.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de Revver
5. FileHold : Système GED évolutif pour toutes tailles d'entreprises
FileHold est un système de gestion électronique de documents évolutif, qui s'adapte aux besoins des entreprises de toutes tailles. Avec ses fonctionnalités robustes et sa facilité d'utilisation, FileHold permet de centraliser, sécuriser et partager les documents de manière efficace.
Fonctionnalités
- Stockage centralisé et sécurisé des documents avec contrôle d'accès granulaire
- Capture automatique des métadonnées pour une indexation et une recherche précises
- Workflows configurables pour automatiser les processus documentaires
- Outils de collaboration et de partage de documents pour faciliter le travail d'équipe
- Intégration avec Microsoft Office, Outlook et SharePoint pour une productivité optimisée
Tarifs
- Licences serveur à partir de 6 500 $, avec un nombre illimité d'utilisateurs
- Options de maintenance annuelle et de support disponibles
- Essai gratuit de 30 jours pour évaluer la solution avant achat
❤️ Avis Critique : FileHold est la solution GED adaptée aux volumes documentaires importants. Riche en fonctionnalités et hautement configurable, elle répond présent sur tous les terrains.
👍 Avantages : Fonctionnalités GED étendues. Workflows et gestion des droits poussés. Déploiement on-premise ou cloud. Support réactif.
👎 Inconvénients : Configuration initiale complexe. Courbe d'apprentissage abrupte. Coût élevé.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de FileHold
6. Onehub : Plateforme sécurisée de partage et collaboration documentaire
Onehub est une plateforme de partage et de collaboration documentaire, conçue pour aider les entreprises à échanger des fichiers de manière sécurisée avec leurs clients, partenaires et collaborateurs externes. Avec ses fonctionnalités de contrôle d'accès et de suivi de l'activité, Onehub offre une solution fiable pour le partage et la gestion des documents sensibles.
Fonctionnalités
- Espaces de travail sécurisés pour organiser et partager les documents avec des utilisateurs internes et externes
- Contrôle d'accès granulaire avec des permissions spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe
- Suivi détaillé de l'activité et des téléchargements pour une visibilité complète sur l'utilisation des documents
- Intégration avec Salesforce, Google Drive et d'autres applications populaires
- Conformité aux normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes (HIPAA, FINRA, GDPR)
Tarifs
- Essai gratuit de 14 jours
- Plans payants à partir de 29,95 $ par mois pour 3 utilisateurs et 1 Go de stockage
- Plans d'équipe et entreprise disponibles, avec un stockage et des fonctionnalités supplémentaires
❤️ Avis Critique : Onehub facilite le partage sécurisé de documents avec clients et partenaires. Dataroom virtuelles, gestion des accès, traçabilité… La GED idéale pour collaborer en toute sérénité !
👍 Avantages : Partage sécurisé de documents. Datarooms personnalisables. Contrôle granulaire des accès. Traçabilité complète.
👎 Inconvénients : Interface austère. Manque certaines fonctions GED avancées. Intégrations limitées.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de Onehub
7. ZeenDoc : Logiciel GED intuitif pour gestion et partage
ZeenDoc est un logiciel GED simple et intuitif, qui aide les entreprises à gérer, organiser et partager leurs documents de manière efficace. Avec son interface conviviale et ses fonctionnalités de collaboration, ZeenDoc facilite la gestion documentaire au quotidien.
Fonctionnalités
- Stockage centralisé et sécurisé des documents dans le cloud
- Classement et indexation automatiques des documents pour une recherche aisée
- Outils de collaboration en temps réel pour travailler à plusieurs sur les mêmes documents
- Workflows de validation et de signature électronique pour accélérer les processus
- Application mobile pour accéder aux documents et les partager en déplacement
Tarifs
- Plan gratuit avec 1 Go de stockage et des fonctionnalités de base
- Plans payants à partir de 10 € par mois pour un utilisateur, avec 10 Go de stockage
- Plans d'équipe et entreprise disponibles, avec un stockage et des fonctionnalités supplémentaires
❤️ Avis Critique : ZeenDoc couvre toutes les étapes de la vie d'un document, de la création à l'archivage. Puissante et flexible, elle s'impose comme la GED 360 des PME et professions réglementées.
👍 Avantages : Numérisation et reconnaissance de documents. Circuits de validation personnalisables. Conforme RGPD et normes sectorielles. Archivage légal.
👎 Inconvénients : Ergonomie à moderniser. Support variable. Tarifs élevés pour les petites structures.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de ZeenDoc
8. SharePoint : Logiciel GED pour Office 365
SharePoint est une plateforme collaborative de gestion de contenu et de documents, développée par Microsoft. Étroitement intégrée à la suite Office 365, SharePoint offre des fonctionnalités puissantes pour stocker, organiser et partager les documents au sein des entreprises.
Fonctionnalités
- Espaces de travail collaboratifs pour centraliser et partager les documents
- Gestion des versions et historique des modifications pour un suivi précis
- Workflows automatisés pour rationaliser les processus de validation et d'approbation
- Recherche intelligente basée sur les métadonnées et le contenu des documents
- Intégration native avec les applications Microsoft (Office, Teams, Power Automate)
Tarifs
- Inclus dans les abonnements Microsoft 365 à partir de 5 $ par utilisateur et par mois
- Licences SharePoint Server disponibles pour un déploiement sur site
- Essai gratuit de 30 jours pour évaluer la solution avant achat
❤️ Avis Critique : SharePoint s'intègre parfaitement à l'écosystème Microsoft 365 pour une gestion documentaire optimale. Co-édition, workflows, recherche… Tous les ingrédients d'une GED collaborative !
👍 Avantages : Intégration native avec Microsoft 365. Co-édition Office en temps réel. Workflows de validation. Recherche puissante.
👎 Inconvénients : Interface complexe. Configuration technique. Nécessite un environnement Microsoft. Tarifs liés aux licences Microsoft 365.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de SharePoint
9. Alfresco : Plateforme open-source pour contenu et processus documentaires
Alfresco est une plateforme open-source de gestion de contenu et de processus documentaires, offrant des fonctionnalités robustes pour les entreprises de toutes tailles. Avec sa flexibilité et ses options de personnalisation, Alfresco permet aux organisations de gérer efficacement leurs documents et leurs workflows.
Fonctionnalités
- Gestion centralisée des documents avec contrôle d'accès et gestion des versions
- Workflows personnalisables pour automatiser les processus métier
- Outils de collaboration et de partage de documents pour faciliter le travail d'équipe
- Capture automatique des métadonnées pour une indexation et une recherche précises
- Intégration avec les systèmes d'entreprise (ERP, CRM) et les applications de productivité
Tarifs
- Édition Community gratuite et open-source
- Éditions Enterprise et Cloud disponibles, avec des tarifs sur devis en fonction des besoins spécifiques
- Support et services professionnels proposés par Alfresco et ses partenaires
❤️ Avis Critique : Alfresco est une plateforme ECM open source, riche et extensible pour gérer le cycle de vie des documents. Robuste et adaptable, c'est un outil complet pour les grands volumes documentaires !
👍 Avantages : Plateforme ECM complète et flexible. Workflows personnalisables. Sécurité et gouvernance. Forte communauté open source.
👎 Inconvénients : Complexité de mise en œuvre. Documentation parfois limitée. Conseil nécessaire pour exploiter tout le potentiel.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de Alfresco
10. M-Files : Solution GED intelligente basée sur métadonnées
M-Files est une solution GED intelligente, qui utilise les métadonnées pour organiser et gérer les documents de manière dynamique. En s'affranchissant des structures de dossiers traditionnelles, M-Files permet aux utilisateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, quel que soit l'endroit où elles sont stockées.
Fonctionnalités
- Gestion des documents basée sur les métadonnées pour une organisation flexible et évolutive
- Workflows automatisés pour streamliner les processus de validation et d'approbation
- Recherche intelligente basée sur les métadonnées et le contenu des documents
- Gestion des versions et contrôle d'accès pour garantir l'intégrité et la sécurité des documents
- Intégration avec les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources d'entreprise (ERP)
Tarifs
- Licences perpétuelles à partir de 1 000 € par utilisateur, avec des options de maintenance annuelle
- Abonnements mensuels à partir de 39 € par utilisateur, avec un minimum de 5 utilisateurs
- Essai gratuit de 30 jours pour évaluer la solution avant achat
❤️ Avis Critique : M-Files révolutionne le paradigme de la GED en se basant sur des métadonnées plutôt que des dossiers. Recherche, workflows, mobilité… Bien plus qu'une simple GED !
👍 Avantages : Gestion et recherche par métadonnées. Conformité réglementaire. Application mobile. Intelligence artificielle.
👎 Inconvénients : Changement de logique par rapport aux GED classiques. Configuration et tarifs surélevés. Intégrations perfectibles.
11. Docuware : Logiciel GED cloud pour gestion et automatisation
Docuware est un logiciel GED dans le cloud, qui aide les entreprises à gérer, automatiser et sécuriser leurs documents. Avec ses fonctionnalités complètes et sa facilité de déploiement, Docuware permet aux organisations de digitaliser leurs processus documentaires et d'améliorer leur productivité.
Fonctionnalités
- Capture automatique des documents à partir de diverses sources (scanner, e-mail, fax)
- Stockage sécurisé des documents dans le cloud avec contrôle d'accès et chiffrement
- Workflows automatisés pour les approbations, les signatures électroniques et les archivages
- Recherche puissante basée sur les métadonnées et le contenu des documents
- Intégration avec les applications métier et les systèmes d'information de l'entreprise
Tarifs
- Abonnements cloud à partir de 300 € par mois pour 20 utilisateurs et 100 Go de stockage
- Licences perpétuelles pour un déploiement sur site, avec des tarifs sur devis
- Essai gratuit de 30 jours pour évaluer la solution avant achat
❤️ Avis Critique : DocuWare est la GED idéale pour digitaliser les processus documentaires des PME. Capture automatisée, workflows, signature électronique… Tout pour gagner en agilité et en productivité !
👍 Avantages : Automatise la capture et le classement. Workflows documentaires préconfigurés. Signature électronique légale. Version cloud abordable.
👎 Inconvénients : OCR et RAD en option. Mobilité limitée. Certains formats propriétaires.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de DocuWare
12. eXo Platform : Plateforme GED open-source
eXo Platform est une solution open-source qui va au-delà de la simple gestion documentaire en offrant une expérience collaborative complète.
Cette plateforme intuitive combine la puissance d'un réseau social d'entreprise avec des fonctionnalités avancées de gestion de contenu, permettant à vos équipes de travailler efficacement ensemble sur leurs documents et leurs projets.
Fonctionnalités
- Plateforme collaborative intégrant la gestion documentaire, les espaces de travail et les réseaux sociaux d'entreprise
- Stockage centralisé et sécurisé des documents avec contrôle d'accès et gestion des versions
- Outils de collaboration en temps réel (édition simultanée, chat, visioconférence)
- Flux d'activités personnalisés pour suivre les mises à jour et les tâches liées aux documents
- Intégration avec les suites bureautiques et les applications métier (Office 365, Google Workspace, Salesforce)
Tarifs
- Édition Community gratuite et open-source
- Édition Enterprise avec tarifs sur devis, comprenant le support et les mises à jour
- Hébergement cloud proposé par eXo Platform, avec des formules adaptées aux besoins de chaque entreprise
❤️ Avis Critique : eXo Platform réinvente la collaboration documentaire avec une approche réseau social. Espaces projets, co-édition, discussion... Les interactions autour des documents n'ont jamais été aussi fluides et engageantes !
👍 Avantages : Interface moderne façon RSE. Espaces documentaires collaboratifs. Commentaires et discussions contextuels. Intégration poussée avec les suites bureautiques.
👎 Inconvénients : Demande un changement de culture. Fonctions GED basiques. Mobilité perfectible.
EN SAVOIR PLUS : Consultez sur le site web de eXo Platform
Qu'est-ce qu'un logiciel GED ?
Les logiciels de gestion électronique de documents (GED) sont devenus essentiels pour les entreprises dans notre ère digitale.
Un logiciel de gestion électronique des documents est conçu pour optimiser l'organisation, l'indexation, le stockage, la gestion et le suivi des documents numériques.
Les systèmes GED permettent de convertir les documents physiques en format numérique grâce à des scanners, surmontant ainsi les défis liés au traitement d'un grand volume de données papier qui peut nuire à la productivité.
La gestion manuelle des documents physiques est chronophage et source d'erreurs, tandis que les logiciels GED offrent une navigation fluide et un accès rapide aux informations clés.
Les avantages des logiciels GED sont les suivants :
- Gain de temps et d'espace avec la dématérialisation
- Accès facilité et sécurisé aux informations en SaaS ou On Premise
- Collaboration simplifiée entre les équipes
- Réduction des erreurs et des pertes de documents
- Automatisation des workflows documentaires
- Conformité renforcée aux réglementations
Un logiciel GED permet aux entreprises de moderniser leur gestion documentaire, gagner en productivité et se concentrer sur leur cœur de métier.
Types de Logiciel GED
Il existe plusieurs types de logiciels GED, chacun répondant à des besoins spécifiques en matière de gestion documentaire.
Voici les principaux types de logiciels de gestion électronique des documents :
- Logiciels GED de gestion de contenu d'entreprise (ECM) : Ces logiciels offrent une gestion complète du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu'à leur archivage. Ils intègrent généralement des fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows, la collaboration et la gestion des records.
- Logiciels GED de gestion de documents (DMS) : Ces outils se concentrent principalement sur le stockage, l'organisation et la recherche de documents. Ils permettent de centraliser les fichiers dans un référentiel unique, facilitant ainsi leur accès et leur partage.
- Logiciels GED de gestion des actifs numériques (DAM) : Ces logiciels sont conçus pour gérer les fichiers multimédias tels que les images, les vidéos et les fichiers audio. Ils offrent des fonctionnalités spécifiques comme la gestion des métadonnées, la conversion de formats et la gestion des droits d'utilisation.
- Logiciels GED de capture et de numérisation : Ces outils permettent de numériser des documents papier et de les convertir en fichiers électroniques indexables et recherchables. Ils intègrent souvent des fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire le texte des documents numérisés.
- Logiciels GED de gestion de la correspondance : Ces logiciels sont spécialisés dans la gestion des communications écrites, telles que les courriers, les factures et les contrats. Ils permettent de numériser, d'indexer et de router automatiquement les documents entrants et sortants.
- Logiciels GED de gestion des e-mails : Ces outils sont conçus pour archiver, organiser et rechercher les e-mails et leurs pièces jointes. Ils permettent de conserver une trace des communications électroniques et de les intégrer dans le système de gestion documentaire global.
- Logiciels GED de gestion des processus métier (BPM) : Ces logiciels combinent la gestion des documents avec l'automatisation des processus métier. Ils permettent de modéliser, d'exécuter et de suivre les workflows documentaires, en intégrant des fonctionnalités de collaboration et de validation.
Le choix du type de logiciel GED dépendra des besoins spécifiques de votre organisation en matière de gestion documentaire, de votre volume de documents, de vos processus métier et de votre infrastructure informatique.
Il est essentiel d'évaluer attentivement vos besoins avant de choisir une solution, afin de vous assurer qu'elle s'intègre parfaitement à votre environnement de travail et qu'elle répond à vos attentes en termes de fonctionnalités et de performance.
Fonctionnalités d'un logiciel de gestion électronique des documents
Lors du choix d'un logiciel GED, il est crucial de prendre en compte vos besoins spécifiques et le type de documents que vous traitez. Cependant, certaines fonctionnalités de base sont indispensables pour garantir une gestion efficace et sécurisée de vos documents professionnels.
Voici les 4 catégories principales de fonctionnalités à considérer pour la gestion électronique des documents :
Gestion documentaire centralisée
La gestion documentaire centralisée est au cœur d'un logiciel GED efficace. Elle comprend :
- Archivage centralisé : tous vos documents sont stockés dans un dépôt unique, facilitant leur accès et leur récupération. Vous pouvez ainsi retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin, éviter la dispersion des documents sur différents supports et y accéder depuis n'importe où, à tout moment.
- Recherche intelligente : des fonctions de recherche avancées vous permettent de retrouver rapidement un document spécifique, d'effectuer des recherches par mot-clé, date, auteur, etc., et d'utiliser des opérateurs booléens pour affiner vos requêtes. L'indexation automatique des documents et les suggestions de recherche intelligentes vous font gagner un temps précieux.
- Aperçu : la possibilité de prévisualiser vos documents sans avoir à les télécharger systématiquement vous offre un gain de temps, une consultation rapide du contenu, une navigation fluide entre les documents et un affichage haute résolution pour une lisibilité optimale.
- Mobilité et accès à distance : vous pouvez consulter et modifier vos documents depuis votre smartphone ou votre tablette, bénéficier d'une synchronisation en temps réel entre vos appareils, accéder de manière sécurisée à vos documents hors du réseau de l'entreprise et profiter d'une expérience utilisateur optimisée, quelle que soit la plateforme utilisée.
Collaboration et productivité
Un logiciel GED doit favoriser la collaboration et la productivité au sein de votre entreprise. Pour cela, il doit proposer :
- Intégration avec des applications tierces : une intégration transparente avec les outils que vous utilisez quotidiennement (Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, Slack, Trello, etc.) simplifie l'échange et le partage de documents, évite les doublons et les erreurs de versioning, automatise certaines tâches et permet d'accéder à vos documents depuis vos applications favorites.
- Collaboration en temps réel : vous pouvez partager facilement des documents avec vos collaborateurs, travailler simultanément sur un même fichier, suivre les modifications apportées par chaque utilisateur, commenter et discuter directement dans l'interface du logiciel, et valider et signer électroniquement des documents.
- Automatisation des workflows : en définissant des règles de gestion pour vos documents (archivage, partage, validation, etc.), en créant des modèles de documents réutilisables, en automatisant l'attribution des tâches et des notifications, et en suivant l'avancement des processus documentaires, vous gagnez en productivité et en efficacité.
- Évolutivité et la personnalisation : votre logiciel GED doit être suffisamment flexible pour s'adapter à la croissance de votre entreprise et à vos spécificités. Vous devez pouvoir ajouter de nouveaux utilisateurs et de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de votre développement, personnaliser l'interface et les workflows selon vos besoins, intégrer de nouveaux types de documents et de sources de données, et bénéficier de mises à jour régulières et d'un support technique réactif.
Sécurité et conformité
La sécurité et la conformité sont des aspects cruciaux pour tout logiciel GED. Il doit offrir :
- Une sécurité renforcée : le chiffrement des données, la gestion des droits d'accès et des autorisations, la traçabilité des actions sur les documents, la sauvegarde automatique et la récupération d'urgence sont autant de fonctionnalités indispensables pour protéger vos documents sensibles.
- La conformité aux normes de sécurité : votre logiciel GED doit vous aider à respecter les réglementations en vigueur, telles que le RGPD pour la protection des données personnelles ou HIPAA pour les données de santé.
Importation et gestion des fichiers
Enfin, un logiciel GED doit faciliter l'importation et la gestion de vos fichiers :
- Importation en masse : vous pouvez importer simultanément plusieurs fichiers, voire des dossiers entiers, vous faisant gagner un temps considérable par rapport à l'importation individuelle de chaque document.
- Gestion des formats de fichiers variés : votre logiciel GED doit prendre en charge un large éventail de formats de fichiers (PDF, Word, Excel, images, vidéos, etc.) pour vous permettre de centraliser tous vos documents, quels que soient leur type ou leur source.
- Indexation automatique des documents : en extrayant automatiquement les métadonnées de vos fichiers (titre, auteur, date, mots-clés, etc.), votre logiciel GED facilite leur recherche et leur organisation.
- Gestion des versions et des doublons : vous devez pouvoir suivre les différentes versions d'un même document, repérer et supprimer les doublons pour maintenir une base documentaire cohérente et à jour.
Pour résumer, le logiciel GED idéal est celui qui répond le mieux à vos attentes et aux défis spécifiques de votre entreprise.
Prenez le temps d'évaluer vos besoins et de comparer les différentes solutions du marché avant de faire votre choix. Un logiciel GED adapté vous permettra d'optimiser la gestion de vos documents, de gagner en productivité et de sécuriser vos données sensibles.
Résumé.
Aujourd'hui, l'époque des documents papier est révolue. Le stockage dans le cloud est clairement la meilleure option avec un bon logiciel GED.
Cependant, tous ces outils présentent des capacités et des avantages différents.
Il n'y a donc pas lieu de déclarer un vainqueur incontestable - votre choix doit uniquement dépendre de vos exigences et de votre budget.
Par exemple, si vous recherchez une solution gratuite/abordable mais fiable, EverNote Business pourrait être un excellent choix.
Toutefois, si vous disposez d'un budget suffisant et que vous avez besoin d'une solution d'entreprise dotée de fonctionnalités plus avancées, vous pouvez opter pour Smartsheet.
Examinez attentivement les différents outils et leurs caractéristiques avant de prendre votre décision finale.
Autres lectures recommandées : Pour d'autres analyses de logiciels d'entreprise, consultez mes guides des meilleurs outils de prise de rendez-vous en ligne, des meilleurs logiciels de gestion de projet et des meilleurs outils de présentation à essayer cette année.
