C'est quoi eFileCabinet ?
eFileCabinet vous aide dans l'organisation de vos projets en organisant et activités courantes en rationalisant l'ensemble de votre bibliothèque de documents.
eFileCabinet, une solution de gestion électronique de documents (GED) facilite votre passage à une solution de stockage numérique et vous libère pour des tâches plus productives.
C'est un système de gestion de documents numériques tout-en-un, qui permet aux utilisateurs d'archiver facilement leurs documents et de faire migrer leurs données, tout en assurant une maintenance continue efficace et simple.
Utilisateurs de eFileCabinet
eFileCabinet a trouvé sa niche dans les petites entreprises en expansion. Ces dernières, qui ne disposent souvent pas d'équipes de mise en œuvre ni de gros budgets, sont séduites par ses tarifs raisonnables, sa facilité d'installation et ses options de stockage flexibles.
Mais les grandes entreprises sont également de la partie et utilisent les 5 To de stockage offerts dans le cadre du plan Enterprise.
Si vous êtes une petite entreprise et que vous avez besoin de conserver vos documents de manière sûre et confidentielle, et de les rendre facilement accessibles, eFileCabinet peut vous convenir.
Fonctionnalités
Le logiciel eFileCabinet dispose d'une gamme impressionnante de fonctionnalités. Ses offres sont intelligentes et adaptées à ce qui facilite la gestion des entreprises, des documents et des sites Web grâce à un classeur en ligne.
1. API ouverte
eFileCabinet comprend l'importance de l'interface avec d'autres logiciels et a rendu publiques ses API (interface de programmation d'applications).
Plutôt que de proposer quelques intégrations dorsales, l'API d'eFileCabinet permet aux utilisateurs de connecter eFileCabinet à presque tous les logiciels qu'ils utilisent.
Par exemple, tout programme disposant d'une fonction "imprimer vers" peut télécharger du contenu directement dans eFileCabinet. Cela ressemble à la façon dont vous pouvez enregistrer un document au format PDF à partir de votre traitement de texte, en utilisant l'option d'impression.
2. Créer des documents
Si le téléchargement de documents existants est pratique et permet de gagner du temps, vous pouvez également créer des documents directement dans le programme. Vous pouvez les partager et les gérer à l'aide d'une vaste bibliothèque de modèles préétablis contenant déjà les champs d'information dont vous avez besoin.
3. Sidekick
Sidekick vous fait gagner du temps en vous donnant un accès instantané aux programmes, sans avoir à passer d'un programme à l'autre. Il utilise une icône cliquable pour afficher les programmes, comme une image dans l'image ou une "dernière vue".
Vous pouvez ensuite faire glisser et déposer des fichiers directement depuis n'importe quel programme de votre ordinateur dans l'application elle-même et cliquer instantanément pour développer l'accès au compte, la gestion des documents, la possibilité de recherche, etc.
Sidekick dispose également d'une fonctionnalité d'application de bureau qui synchronise votre compte eFileCabinet avec votre bureau en temps réel, ce qui vous permet d'accéder aux fichiers stockés en ligne sans passer par un navigateur.
L'application Sidekick ouvre un dossier et une application de bureau pour synchroniser les fichiers.
4. Applications mobiles
Vous pouvez organiser, consulter et partager vos fichiers en déplacement, grâce aux applications mobiles d'eFileCabinet, disponibles pour Android et iOS. Vous pouvez même télécharger des documents à partir de votre rouleau de photos ou de vos scans mobiles.
L'application mobile permet d'accéder aux fichiers de votre organisation et de les télécharger facilement, où que vous soyez.
5. Capacité d'audit
La multiplicité des utilisateurs introduit la possibilité d'une erreur de manipulation. Pour éviter cela, eFileCabinet vous permet d'auditer les fichiers, afin d'obtenir un historique complet des documents et de savoir qui a effectué les modifications.
L'accès d'audit vous permet de vérifier les informations sur les auteurs et l'historique des documents.
6. Intégrations directes de logiciels
Outre son API ouverte, eFileCabinet s'intègre d'emblée à Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Salesforce, DocuSign, etc.
Tarifs
eFileCabinet utilise un modèle de tarification par paliers. Les quatre niveaux de prix, Basic, Advantage, Business et Enterprise, offrent une option pour tous les budgets d'entreprise.
La tarification est basée sur le nombre d'utilisateurs et commence à 15 $/mois en cas de facturation annuelle pour un plan offrant 25 Go de stockage, mais cela ne concerne que le partage de fichiers et non la fonctionnalité de gestion des documents.
Le niveau suivant, Advantage, coûte 30 dollars par mois et par utilisateur avec 1 To de stockage. Il comprend l'accès au système de gestion des documents, des modèles de création de documents, l'intégration QuickBooks et le partage sécurisé des fichiers. Le niveau Advantage requiert un minimum de trois utilisateurs.
À 55 dollars par mois et par utilisateur, le niveau Business ne requiert pas d'utilisateur minimum, ce qui le rend plus rentable que deux ou trois utilisateurs au niveau Advantage.
Ce plan offre toutes les fonctionnalités du niveau Advantage, plus l'automatisation des processus d'entreprise, les conventions de dénomination automatique des fichiers et la fonctionnalité OCR zonale.
Pour les grandes organisations, le niveau Entreprise est disponible, avec un prix basé sur les licences nécessaires et les fonctionnalités souhaitées.
Support Client
Des spécialistes de la gestion documentaire expérimentés dans le secteur constituent le cœur de l'équipe d'assistance d'eFileCabinet. Ils fournissent une réponse rapide et sont disponibles par téléphone, par e-mail, par billetterie ou même par chat en direct.
Vous bénéficiez également d'une formation quotidienne en direct sur demande, de webinaires utiles, d'un représentant en direct pour vous aider lors de l'intégration et d'une vaste bibliothèque de ressources d'assistance.
eFileCabinet offre une gamme de ressources dont le nouveau contenu est mis en évidence au fur et à mesure qu'il est téléchargé.
Sécurité
eFileCabinet héberge vos documents dans le cloud et prend la sécurité au sérieux. Tous les fichiers sont cryptés au repos et votre connexion au cloud est cryptée avec SSL. L'authentification à deux facteurs lors de la connexion est également une fonctionnalité standard.
En outre, les administrateurs ont un contrôle important sur le logiciel. Vous pouvez définir des exigences en matière de complexité des mots de passe, opter pour une liste blanche d'adresses IP ou limiter les temps de connexion. Les administrateurs ont aussi accès aux journaux d'activité complets de tous les utilisateurs.
eFileCabinet vous permet de définir des autorisations et des dates d'expiration pour les fichiers partagés (Crédit photo : eFileCabinet)
La seule fonction de sécurité qui nous manquait était la possibilité de fixer des limites de téléchargement pour les fichiers partagés. eFileCabinet propose par ailleurs des liens URL d'accès rapide aux documents, qui, bien que pratiques, ne sont pas très sûrs.
FAQs
Les données sensibles sont-elles sécurisées ?
eFileCabinet offre une couverture de sécurité prête à l'emploi, ce qui signifie que vos fichiers sont cryptés. eFileCabinet vous permet de créer des règles d'autorisation adaptées à vos besoins.
Pouvez-vous utiliser eFileCabinet gratuitement ?
Ils ne proposent pas de plans gratuits à long terme, mais offrent une période d'essai gratuite afin que vous puissiez vous assurer qu'ils vous conviennent. Pour les petites entreprises, ils proposent des plans à partir de 15 $/mois par utilisateur.
Combien de données pouvez-vous stocker ?
Les quantités de stockage varient selon les plans, le niveau le plus bas vous donnant 25 Go de stockage jusqu'à 1 To ou plus.
