Planifier une réunion Zoom
Pour programmer une réunion Zoom.us, tenez compte des différents moyens et interfaces que vous pouvez utiliser pour planifier votre session.
Les plus courantes consistent à utiliser l'application de bureau Zoom ou le portail web.
Utilisation de Zoom Desktop (Windows/Mac)
Voici les étapes à suivre si vous souhaitez utiliser le client de bureau pour planifier une réunion :
- Accédez à votre compte Zoom sur le client de bureau.
- Sélectionnez l'icône Planification.
- Choisissez les paramètres de votre réunion, notamment la date et l'heure, la sécurité, la vidéo, l'audio, les options avancées, etc.
- Enfin, cliquez sur Enregistrer pour finaliser le processus.
Vous pouvez également définir une réunion récurrente à partir du menu si c'est ce dont vous avez besoin.
Utiliser de Zoom sur le Web
Une autre façon de programmer une réunion est de passer par le client web.
Il n'est pas nécessaire que le client de bureau Zoom soit installé sur votre système, car vous pouvez utiliser votre navigateur Web pour organiser la réunion.
Pour configurer une réunion programmée à l'aide du client Web, procédez comme suit :
- Se connecter au portail Web
- Cliquez sur Planifier une réunion
- Choisissez les options de réunion requises
- Enfin, cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus
Autres moyens de planifier une réunion
L'avantage de Zoom est qu'il s'intègre à la fois à Android et à iOS lors de la programmation d'une réunion.
Vous pouvez utiliser les applications mobiles respectives pour programmer une nouvelle réunion et inviter les participants sans trop de difficultés.
Il s'intègre également à de nombreuses applications populaires telles que Google Calendar, Apple iCalendar et Microsoft Outlook.
Cela signifie que vous pouvez facilement programmer une réunion à partir de ces applications sans avoir besoin d'ouvrir l'application Zoom séparément.
De plus, il existe également des plugins pour certaines de ces applications qui rendent la programmation encore plus accessible.
Programmation à partir de l'add-in d’Outlook
Vous pouvez installer le complément Outlook pour programmer une réunion directement à partir de cette application de messagerie.
Assurez-vous simplement que vous accordez les autorisations correctes pour pouvoir programmer une réunion à partir d'Outlook lui-même.
Pour installer le complément Outlook, voici les étapes à suivre :
- Accédez au portail d'administration d'Office 365
- Cliquez sur Paramètres, puis choisissez Applications intégrées.
- Appuyez sur Get apps
- Dans la barre de recherche, recherchez Zoom pour Outlook, puis cliquez sur Obtenir maintenant.
- Acceptez les termes et conditions et cliquez ensuite sur continuer.
- Cliquez sur Suivant
- Définissez comment vous souhaitez que l'add-in soit utilisé dans votre organisation.
- Cliquez sur Suivant, puis sélectionnez les personnes qui auront accès à l'add-in.
- Cliquez sur Enregistrer et ensuite sur Fermer.
Après avoir programmé la réunion Zoom, elle sera ajoutée à votre calendrier Outlook afin que vous puissiez la partager avec d'autres personnes et vous rappeler quand la réunion aura lieu.
Programmation à partir de l'extension Chrome Google Calendar
Vous pouvez ajouter le planificateur Zoom directement à votre navigateur en utilisant le Chrome Web Store.
Vous pouvez utiliser l'extension pour programmer une réunion en zoom sans quitter Google Chrome.
Après vous être connecté à Zoom, vous pourrez programmer une réunion et définir les options souhaitées.
Diverses options que vous pouvez définir lors de la programmation
J'ai abordé précédemment quelques options que vous pouvez définir lorsque vous planifiez une réunion, mais il y en a beaucoup à choisir lorsque vous planifiez une réunion Zoom.
Ce sont quelques-unes des options dont vous disposez.
1. Sujet
C'est assez explicite, mais il est bon de préciser que le sujet de la réunion doit être le titre de ce dont vous allez parler.
Il est bon d'aborder le sujet de manière brève et précise afin que les participants sachent de quoi il retourne avant de se joindre à la réunion.
2. Date et Horaire
C'est ici que vous définissez la date et l'heure de la réunion.
Vous pouvez également choisir s'il s'agit d'une réunion unique ou récurrente.
3. Durée
C'est la durée de la réunion.
Lorsque vous programmez des réunions, vous pouvez choisir parmi une liste de durées prédéfinies par intervalles de 15 minutes.
4. Fuseau horaire
Il s'agit du fuseau horaire dans lequel le logiciel définira l'heure de la réunion.
Par défaut, il utilisera le fuseau horaire de la personne qui programme la réunion, mais vous pouvez le changer pour un autre fuseau horaire.
Il est important d'en tenir compte si vous avez des personnes qui vous rejoignent depuis des fuseaux horaires différents.
5. Réunion récurrente
Si vous souhaitez programmer une réunion récurrente, vous pouvez sélectionner la fréquence à laquelle elle aura lieu.
Vous pouvez choisir des intervalles quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.
6. Inscription
Si vous souhaitez exiger l'inscription à votre réunion, vous pouvez activer cette option ici.
Cela vous permettra de recueillir des informations sur la réunion auprès des personnes qui s'y inscrivent, telles que leur nom et leur adresse électronique.
7. Calendrier
C'est ici que vous choisissez à qui s'adresse la réunion.
Vous pouvez choisir dans une liste de personnes ou de groupes que vous avez précédemment créés.
8. ID de réunion
Il s'agit de l'identifiant unique de votre réunion.
Par défaut, il sera généré automatiquement, mais vous pouvez choisir de définir votre ID personnalisé si nécessaire.
8. Sécurité
C'est ici que vous pouvez définir les options de sécurité pour votre réunion.
Vous pouvez imposer un mot de passe pour rejoindre la réunion ou permettre aux salles d'attente de filtrer les participants avant leur entrée.
9. Vidéo
Ici, vous pouvez choisir si Zoom activera la vidéo pour la réunion.
Vous pouvez choisir de l'activer ou de la désactiver par défaut ou d'autoriser les participants à l'activer ou à la désactiver pendant la réunion.
10. Audio
C'est ici que vous pouvez choisir si Zoom activera l'audio de l'ordinateur pour la réunion.
L'audio est activé par défaut dans la plupart des réunions, mais vous pouvez le désactiver si nécessaire.
11. Options avancées de réunion
C'est ici que vous pouvez activer ou désactiver d'autres options de réunion en cochant/décochant la case de droite.
Vous pouvez choisir si les participants peuvent se joindre à tout moment, si les participants entrent dans la salle de réunion en sourdine, si la réunion est automatiquement enregistrée et si des utilisateurs spécifiques doivent être bloqués pour accéder à la réunion.
Contenu d'une réunion Zoom
Lorsque vous rejoignez une réunion Zoom, vous voyez l'interface suivante :
Salle d'attente
La possibilité d'activer une salle d'attente est disponible pour tous les utilisateurs de Zoom.
Lorsqu'un participant clique sur l'identifiant personnel de la réunion et entre dans la salle d'attente, l'hôte peut l'admettre dans la réunion en cliquant sur "Admettre".
L'hôte a également la possibilité de mettre les participants en sourdine dès leur entrée.
Les réunions programmées admettent tous les participants à l'heure de début de la réunion.
Envoyer une invitation à une réunion
On peut utiliser le lien d'invitation pour inviter des participants à votre réunion programmée.
Le bouton Partager ouvrira une nouvelle fenêtre avec le lien de la réunion et le code de la réunion (si nécessaire).
Vous pouvez également inviter les participants par courrier électronique ou par le biais de plateformes de médias sociaux.
Mettre les participants en sourdine
Si un ou plusieurs participants perturbent la réunion, vous pouvez les mettre en sourdine.
Cliquez sur le bouton "Muet" à côté de leur nom dans la liste des "participants".
Écran de partage
L'hôte et les participants peuvent partager leurs écrans.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Partager l'écran" en bas de la fenêtre Zoom.
Réunion d'enregistrement
Si vous souhaitez enregistrer la réunion, cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la fenêtre.
L'enregistrement audio et vidéo commence alors.
Vous pouvez arrêter l'enregistrement en cliquant sur le bouton "Stop Recording".
On peut sauvegarder l'enregistrement localement sur son ordinateur ou même dans le nuage (c'est une option pour les abonnés payants).
Chat
On peut utiliser la fonction de chat pour envoyer des messages à tous les participants ou à des personnes spécifiques.
Pour ce faire, les participants peuvent cliquer sur le bouton "Chat" en bas de la fenêtre.
Réunion de départ
Lorsque vous êtes prêt à mettre fin à la réunion, cliquez sur le bouton "End" en bas de la fenêtre.
Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez quitter la réunion.
Une fois que vous aurez confirmé, vous serez déconnecté de la réunion.
Résumé.
Savoir programmer des réunions Zoom est une compétence précieuse dans le monde d'aujourd'hui.
Alors que de nombreuses personnes utilisent des logiciels de bureau à distance et des outils d'accès pour travailler de n'importe où dans le monde, il est plus important que jamais de se connecter aux autres par le biais de la vidéoconférence.
De plus, il est essentiel de comprendre les différents paramètres et options des réunions Zoom pour garantir le bon déroulement de vos réunions.
En suivant les étapes de ce guide, vous serez en mesure de programmer et d'accueillir une réunion Zoom comme un pro.
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