Quel est le meilleur logiciel de gestion des réunions ?
Voici mon choix des meilleurs logiciels de gestion de réunions du marché.
1. Zoom.
Le meilleur pour gérer les réunions vidéo
Lorsqu'il s'agit d'un outil de réunion vidéo tout-en-un, Zoom est l'option vers laquelle se tournent la plupart des professionnels. Il a été conçu pour les réunions vidéo et offre une multitude de fonctionnalités qui peuvent vous aider à obtenir facilement les résultats souhaités lors de vos réunions.
Grâce à Zoom, vous pouvez gérer vos réunions en ligne, les synchroniser avec le calendrier Google et vous occuper de la planification des réunions depuis n'importe quel endroit dans le monde. Il vous permet également d'enregistrer des réunions et de générer automatiquement des transcriptions consultables pour faciliter la recherche d'informations.
Zoom offre également des fonctions de partage d'écran et de co-annotation en temps réel, en plus de la vidéoconférence. Cela vous aide à modifier et à collaborer sur des documents partagés de manière transparente. L'outil vous permet également de créer des groupes privés et publics pour des discussions d'équipe segmentées.
Fonctionnalités
En ce qui concerne les fonctionnalités, Zoom ne rechigne pas à la tâche. Outre les fonctionnalités ci-dessus, il vous permet de créer des sondages en ligne, de gérer les membres de votre équipe et même d'organiser des webinaires. Vous pouvez également le configurer pour l'intégrer à des outils tiers tels que Slack.
Jetons un coup d'œil rapide à la liste des fonctionnalités offertes par Zoom :
- Appels audio et vidéo HD
- Jusqu'à 1000 participants à la réunion
- Groupes publics et privés et chats d'équipe
- Partage d'écran et co-annotation
- Procès-verbaux de réunions et transcriptions générées automatiquement
- Paramètres d'arrière-plan personnalisés
- Intégration avec des outils de calendrier tiers
- Cryptage puissant de bout en bout et fonctions de sécurité basées sur les rôles.
- Des applications mobiles Android, ainsi que iOS, sont disponibles.
- Fonctionnalité de partage de fichiers
- Intégrations avec de nombreuses applications tierces
Tarifs
En ce qui concerne les plans tarifaires, Zoom est simple et réparti sur quatre niveaux. Chaque plan de niveau supérieur est assorti de fonctionnalités de plus en plus nombreuses, ce qui vous permet de choisir celui qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise.
Voici une brève présentation des plans tarifaires de Zoom :
- Plan gratuit à 0 $/an
- Plan Pro à $149.90/an/licence
- Business Plan à 199,90 $/an/licence
- Plan d'entreprise à 240 $/an/licence
Outre les forfaits de base susmentionnés, vous pouvez également opter pour les forfaits complémentaires facultatifs pour le stockage en nuage, l'audioconférence et les grandes réunions.
Si vous n'êtes pas convaincu que Zoom soit le logiciel de visioconférence de votre choix, consultez mon article sur les alternatives à Zoom pour trouver d'autres options.
2. Lucid Meetings.
Le meilleur pour une gestion des réunions riche en fonctionnalités
Lucid Meetings est un outil doté de toutes les fonctionnalités essentielles à la gestion des réunions en ligne. De l'établissement de l'ordre du jour des réunions à la prise de notes, cet outil a de quoi satisfaire les petites et grandes entreprises.
L'utilisation de l'outil est simple, puisqu'il est accompagné d'instructions détaillées pour la configuration de l'audioconférence et de la vidéoconférence. Vous pouvez utiliser l'outil pour assigner des actions et des suivis, rationaliser les réunions et empêcher les conversations qui se chevauchent grâce aux files d'attente des intervenants.
L'un des avantages significatifs de l'utilisation de Lucid Meetings est qu'il vous permet de définir l'ordre du jour de la réunion jusque dans les moindres détails. L'hôte de la réunion peut même définir des rôles spécifiques pour les participants afin de rationaliser le processus.
Fonctionnalités
Ce que j'aime dans Lucid Meetings, c'est le fait qu'il propose plusieurs modèles d'ordre du jour de réunion préconstruits qui permettent de gagner du temps lors de la planification des réunions. En même temps, l'interface utilisateur est extrêmement conviviale, ce qui est sans aucun doute un avantage.
Lucid Meeting offre les fonctionnalités suivantes pour une gestion efficace des réunions :
- Prise et partage de notes en temps réel
- Capacité d'enregistrer des réunions dans des formats multiples
- Dossiers consultables pour les réunions précédentes
- Modèles d'ordre du jour et de réunion
- Logiciel de partage d'écran et minuteurs de réunion intégrés
- Logiciel intégré d'enregistrement des appels et de transcription audio
- Outils de préparation avant et après la réunion
- Gestion des participants et attribution des rôles
- Gestion des invitations, des procès-verbaux et des votes
- Automatisation des comptes rendus de réunion
- Rapports post-réunion
- Fonctions de conférence et de documentation en ligne
- Partage d'écran facile
Tarifs
Les plans tarifaires de Lucid Meetings sont répartis sur trois niveaux, en fonction de la taille de l'organisation à laquelle ils s'adressent. Tous les prix sont disponibles mensuellement et payables annuellement, en fonction du nombre d'hôtes dont vous avez besoin.
Voici une brève présentation des plans tarifaires de Lucid Meetings :
- Plan pour les équipes pour 12,50 $/hébergement/mois
- Plan d'affaires pour 249 $/mois
- Plan d'entreprise à des tarifs personnalisés
Si vous avez d'autres questions, vous pouvez programmer un appel privé avec l'équipe du service clientèle.
3. Cisco WebEx.
La meilleure solution pour les grandes entreprises
WebEx est un logiciel de gestion des réunions destiné à aider les grandes entreprises à organiser des réunions efficaces. Grâce à cet outil, votre entreprise peut organiser des réunions vidéo de haute qualité sans limitation du nombre de participants.
Le meilleur aspect de l'utilisation de WebEx est que vous n'aurez pas de problèmes vidéo, audio ou de connexion, contrairement à d'autres solutions de gestion de réunions. Et même s'il est plutôt lourd en termes de conception et d'interface utilisateur, il fonctionne comme l'un des outils de gestion de réunion les plus légers.
En utilisant WebEx, vous pouvez facilement programmer des réunions et les organiser dans un environnement très actif. Il vous permet d'envoyer des invitations à des réunions par email, et vous pouvez également enregistrer les informations de contact pour une utilisation ultérieure.
Fonctionnalités
WebEx vous permet de programmer des réunions à l'aide de deux options de programmation : le Quick Scheduler et l'Advanced Scheduler. Comme leurs noms l'indiquent, le Quick Scheduler permet de planifier rapidement une réunion, tandis que l'Advanced Scheduler convient mieux aux réunions récurrentes.
Voici une liste des autres fonctions essentielles dont vous pouvez bénéficier en utilisant WebEx :
- Salles de communication privées
- Enregistrement vidéo et audio
- Lecture et partage d'écran
- Envoyez des invitations à des réunions par email, SMS et téléphone.
- Partage et modification faciles des fichiers
- Capacité à changer d'appareil en cours de réunion
- Intégration avec les outils de gestion de projet
- Interface utilisateur détaillée et facile à utiliser
- Outils de collaboration personnalisables
- Partage d'écran global
- Utilisation multiplateforme sur PC, Mac, iOS et Android.
- Intégrations de bureau avec des logiciels tels que MS Outlook
- Facilement évolutif pour les entreprises de toutes tailles
Tarifs
WebEx propose quatre plans tarifaires en fonction de la taille de l'organisation qui doit utiliser l'outil. Tous les plans peuvent être facturés mensuellement et annuellement, bien que je recommande le cycle de facturation annuel afin que vous puissiez économiser 10% sur les frais.
Voici un aperçu des plans tarifaires proposés par WebEx :
- Plan gratuit à 0 $/hôte/mois
- Plan de démarrage à 13,50 $/hébergement/mois
- Plan d'affaires à 26,95 $/hébergement/mois
- Plan d'entreprise à des tarifs personnalisés
4. Boardable.
Le meilleur pour les réunions du conseil d'administration
Si vous êtes une entreprise à la recherche d'une plateforme de réunion du conseil d'administration et d'un outil de gestion des tâches à des tarifs abordables, Boardable est la solution qu'il vous faut. Il s'agit d'un outil qui vise à améliorer la gestion des réunions et à garantir des résultats ciblés.
Avec Boardable, vous pouvez choisir d'organiser des réunions virtuelles, d'assigner des tâches aux plateformes de réunion et de les gérer, le tout à partir d'une seule interface. Vous pouvez également partager tous les ordres du jour qui sont pertinents pour la réunion.
Boardable se distingue des autres solutions de gestion des réunions par le fait qu'il vous aide à organiser des réunions productives et à rationaliser les flux de travail entre elles. Cette fonctionnalité permet une collaboration d'équipe transparente.
Fonctionnalités
En termes de fonctionnalités, Boardable est un outil relativement simple, convivial et riche en fonctionnalités. Il est facile à configurer et à utiliser, sans compter qu'il est très abordable. Le service est également accompagné d'une excellente équipe d'assistance clientèle prête à vous aider 24 heures sur 24.
Si vous êtes intéressé par les caractéristiques de Boardable, jetez un coup d'œil ci-dessous :
- Constructeur d'agenda dédié
- Programmes de réunions automatisés
- Fonction de collaboration Boardable Spotlight
- Document Center pour une gestion simple et transparente des documents
- Des signatures électroniques plus rapides pour légaliser les documents
- Gestionnaire de tâches pour une responsabilisation et une productivité accrues
- Fonctions de rapport avancées
- Suivi et mesure des objectifs
- Scrutin et votes virtuels
Tarifs
Boardable a une politique de prix transparente qui permet de sélectionner facilement le plan dont vous avez besoin. Les plans sont divisés en quatre niveaux en fonction du nombre d'utilisateurs que vous souhaitez inclure. La facturation se fait mensuellement ou annuellement, mais cette dernière donne droit à une réduction de 10 %.
Voici une brève présentation des plans tarifaires de Boardable :
- Plan Grassroots à partir de 79 $/mois
- Plan Essentiel à partir de 149 $/mois
- Plan professionnel à partir de 249 $/mois
- Plan d'entreprise à des tarifs personnalisés
5. Microsoft Teams.
La meilleure solution pour les équipes réparties dans le monde entier
Microsoft Teams est l'un des nouveaux venus sur le front des outils de gestion des réunions, mais il s'est rapidement fait un nom quelques années seulement après sa sortie. Et comme il s'agit d'un outil gratuit, il n'est pas nécessaire d'y réfléchir à deux fois avant de l'utiliser.
L'avantage d'utiliser Teams est qu'il permet d'amener et de maintenir tous les membres de votre équipe sur la même page. Avec des réunions au niveau de l'entreprise qui permettent jusqu'à 10 000 participants, je suis sûr que vous serez en mesure d'accueillir tous les membres de votre équipe et même plus.
Cet outil vous permet d'organiser des réunions dans des espaces de travail partagés, d'accueillir des conférences vidéo/audio et même de mettre en place des webinaires. Vous avez également la possibilité d'utiliser des fonctions telles que la prise de notes, le partage d'écran et même le transfert de pièces jointes.
Fonctionnalités
Le large éventail de fonctions de conférence audio/vidéo que propose Microsoft Teams contribue à rendre les réunions d'équipe transparentes. Il permet à toutes les plateformes de réunion de participer au processus de prise de décision, garantissant ainsi une transparence totale dans la salle de réunion.
Si vous envisagez d'utiliser Microsoft Teams, jetez un coup d'œil à son ensemble de fonctionnalités :
- Fonctions audio/vidéo de haute qualité
- Partage d'écran et prise de notes en réunion
- Fonction de chat en équipe pour une communication sans faille
- Capacité à transmettre des pièces jointes et à recueillir des commentaires.
- Audio-conférence par téléphone
- Salles de réunion dédiées pour des réunions granulaires et segmentées
- Fonctionnalités de webconférence en direct pour un grand nombre de participants
- Intégration facile avec des applications et des extensions tierces
- Convient pour les réunions de petite et de grande envergure
- Messages illimités et possibilité de recherche
- Une quantité quasi illimitée de stockage en nuage
- Conception simple et rapide
Tarifs
Le logiciel Microsoft Teams est disponible pour une utilisation gratuite et basique. Toutefois, si vous êtes une grande entreprise et que vous avez besoin de fonctionnalités avancées impliquant des équipes de grande taille, vous pouvez opter pour l'un des plans Microsoft 365 payants, avec lesquels Teams est fourni.
Voici une décomposition simple et facile des plans tarifaires de Microsoft Teams :
- Plan gratuit Microsoft Teams (sans engagement)
- Microsoft 365 Business Basic Plan à 5 $/utilisateur/mois (engagement annuel)
- Microsoft 365 Business Standard Plan à 12,50 $/utilisateur/mois (engagement annuel)
Les deux formules payantes sont assorties d'une période d'essai gratuite d'un mois.
6. Skype.
Le meilleur pour la gestion gratuite des réunions
Vient ensuite Skype, un autre outil de gestion des réunions d'équipe de Microsoft. Les entreprises dont le personnel est réparti dans le monde entier préfèrent toujours Skype, qui est le meilleur outil, et le plus abordable, pour la communication à distance et la gestion des réunions.
L'une des caractéristiques essentielles de cet outil est la fonction de tableau blanc qui permet de visualiser efficacement les idées. Vous pouvez également partager des écrans, créer des flux de travail rationalisés et assurer une collaboration en temps réel, éliminant ainsi les silos d'information.
Skype est également doté d'une fonction de présentation avec annotation et surbrillance intégrées. Tout cela vous permet de donner un impact à votre présentation et de vous assurer que les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde.
Fonctionnalités
Comme Microsoft Teams, Skype peut accueillir plusieurs participants grâce à sa fonction de diffusion. Il prend également en charge la messagerie instantanée, le retour d'information en temps réel, et bien plus encore.
Voici un aperçu rapide des fonctions que Skype peut vous aider à utiliser :
- Partage d'écran pour une meilleure collaboration
- Fonction de tableau blanc pour l'idéation et l'édition en temps réel
- Recadrage automatique et suivi du visage pour une meilleure visualisation.
- Possibilité de télécharger des présentations PowerPoint et de les annoter.
- Invitations rapides à des réunions grâce à des URL personnalisées
- Messagerie instantanée et partage des informations
- Vidéoconférences avec participation massive
- Sondages, séances de questions-réponses et enquêtes
- Intégration avec les applications d'Office 365
- Fonction d'enregistrement des réunions
- Synchronisation facile avec plusieurs appareils
- Application mobile pour Android/iOS
Tarifs
Skype est disponible gratuitement sur plusieurs plateformes, telles que les tablettes, les mobiles et les ordinateurs de bureau.
7. Fuze.
Le meilleur pour la gestion des réunions en ligne
Fuze est un outil de gestion des réunions qui convient à tout environnement professionnel et à toute taille d'entreprise. C'est un logiciel de gestion de réunion rapide, léger et simple, idéal pour toute communication professionnelle : audio, vidéo ou chats.
Vous pouvez également utiliser Fuze pour héberger des webinaires, partager des écrans et diffuser du contenu. L'outil est extrêmement personnalisable, ce qui signifie que vous pouvez le modifier et l'adapter en fonction des besoins de votre entreprise.
Un autre aspect important de Fuze est que les développeurs se sont concentrés sur l'attention aux détails. Avec une palette de couleurs neutres et un design simple, vous êtes sûr d'aimer travailler dans cet environnement. En même temps, vous bénéficiez d'une sécurité de niveau entreprise.
Fonctionnalités :
Fuze étant entièrement basé sur le cloud, vous pouvez l'utiliser depuis n'importe quel appareil et n'importe quel endroit. Vos employés bénéficient ainsi d'une flexibilité accrue pour communiquer entre les équipes et au sein de celles-ci.
Voici une liste des caractéristiques dont se targue Fuze :
- Convient à toutes les tailles et à tous les types d'entreprises
- Fonctions de sécurité supérieures
- Interface propre et conviviale
- Fonctionne avec la plupart des appareils
- Facilement intégrable avec la plupart des navigateurs populaires
- Qualité vidéo et audio HD
- Aucune limite sur la taille des fichiers qui peuvent être partagés.
- Disponible sur le bureau et sur le mobile
Tarifs :
En fonction de vos besoins, Fuze propose plusieurs plans que vous pouvez combiner pour obtenir la bonne combinaison pour toute entreprise. En plus des plans de base, vous pouvez également inclure plusieurs add-ons pour améliorer votre capacité de réunion d'équipe.
Jetez un œil aux plans tarifaires de Fuze et sélectionnez celui dont vous avez besoin :
- Fuze Meetings à 15 $/utilisateur/mois
- Fuze Calling à 25 $/utilisateur/mois
- Fuze Pro à 35 $/utilisateur/mois
- Fuze International à 45 $/utilisateur/mois
- Fuze Unlimited Global à 65 $/utilisateur/mois
Résumé.
Sans le bon logiciel de gestion des réunions, il peut être difficile de travailler à distance avec une main-d'œuvre internationale. Ces outils vous aident à tirer le meilleur parti de votre temps de réunion et à vous assurer que tous les points de l'ordre du jour sont pris en charge.
Si vous êtes à la recherche d'un logiciel de gestion de réunion adapté, choisissez parmi mes choix ci-dessous :
- Zoom : la meilleure solution pour gérer les réunions vidéo
- Lucid Meetings : Le meilleur pour une gestion des réunions riche en fonctionnalités
- Cisco WebEx : le meilleur pour les grandes entreprises
- Boardable : Le meilleur pour les réunions du conseil d'administration
- Microsoft Teams : La meilleure solution pour les équipes réparties dans le monde entier
- Skype : la meilleure solution pour la gestion gratuite des réunions
- Fuze : Le meilleur pour la gestion des réunions en ligne
Je suis sûr que vous serez en mesure de trouver un choix approprié parmi les options ci-dessus.
