Qu'est-ce qu'Ooma ?
Ooma est l’un des meilleurs choix en matière de systèmes téléphoniques VoIP pour les entreprises ne disposant pas d'un service informatique interne.
Les solopreneurs ou les petites entreprises qui ne disposent pas d'un budget informatique peuvent tout de même utiliser Ooma facilement, grâce à sa technologie d'auto-configuration. Elle rend l'installation facile et est à des années-lumière des autres systèmes. Nous avons passé en revue des dizaines d'autres services de téléphonie VoIP pour déterminer les meilleurs.
Ooma Office est un fournisseur de téléphonie professionnelle VoIP spécialement conçu pour les petites entreprises et les équipes distantes ou mixtes.
Les prix compétitifs d'Ooma Office permettent à ses plus de 2 millions d'utilisateurs d'économiser jusqu'à 60% sur leurs coûts actuels de communication d'entreprise sans les obliger à faire des compromis en matière de fonctionnalités et de qualité d'appel.
En fait, les lecteurs de PCMag ont élu Ooma Office comme étant le téléphone VoIP numéro un pour les petites entreprises pendant huit années consécutives - en grande partie grâce aux économies qu'il offre.
Fonctionnalités
S'il est indéniable que Ooma Office permet de réaliser d'importantes économies sur le service de VoIP, quelles sont les caractéristiques et les fonctionnalités que les utilisateurs obtiennent pour ce prix ?
Tous les forfaits Ooma Office comprennent 35 fonctions VoIP standard pour les communications d'entreprise - découvrez quelques-unes des meilleures fonctions ci-dessous.
1. Réceptionniste virtuelle
La réceptionniste virtuelle d'Ooma est un outil de réception automatique qui dirige automatiquement les appels entrants vers le bon service ou agent par le biais d'une option de menu préenregistrée, éliminant ainsi la nécessité pour les appelants de parler avec un agent en direct.
Les appelants peuvent soit répondre oralement aux messages d'accueil et aux invites des menus IVR à plusieurs niveaux, afin que leurs appels soient dirigés à l'aide du traitement du langage naturel (NLP), soit répondre par le biais du clavier.
Le réceptionniste virtuel d'Ooma aide les appelants dans des domaines tels que :
- Diriger les appels vers l'agent, le service, le groupe d'appel, la boîte vocale ou le poste approprié.
- Trouver un agent par le biais d'un répertoire de numérotation par nom
- Obtenir des informations sur les heures d'ouverture, les lieux, les horaires de vacances, etc. grâce à des messages préenregistrés personnalisés.
- Sélectionner la langue de leur choix (anglais, espagnol, français disponibles)
- Assistance après les heures de travail
2. Meetings
Ooma Meetings est l'outil de vidéoconférence d'Ooma, disponible uniquement sur les plans Ooma Office Pro et Enterprise.
Les utilisateurs peuvent inviter jusqu'à 25 participants par réunion et profiter de fonctionnalités telles que le partage d'écran, la messagerie instantanée, la protection par mot de passe des réunions et la possibilité de mettre en sourdine un ou tous les participants. Les utilisateurs peuvent se réunir pendant un maximum de deux heures par réunion.
Les caractéristiques supplémentaires comprennent :
- Réunions ad hoc et préprogrammées
- Enregistrement de la réunion
- Tableau de bord des réunions d'Ooma avec des informations sur les réunions passées et à venir
- La possibilité de fixer des réunions ponctuelles ou récurrentes
- Possibilité de se rencontrer via un navigateur web, une application pour téléphone iOS/Android ou une application de bureau Ooma.
- Grille et vue du haut-parleur actif
- Journaux de réunions de base (affichage des participants, enregistrements des réunions des 30 derniers jours, dates des réunions, etc.)
- Invitation par partage de liens URL ou par invitation de calendrier pour Google, Outlook et iCalendar.
- Possibilité de retirer des participants de la réunion
3. Enregistrement des appels
L'enregistrement des appels, disponible uniquement sur les plans Ooma Office Pro et Enterprise, vous donne la possibilité d'enregistrer les appels pour les revoir ou les partager plus tard.
L'enregistrement permet d'améliorer la formation des employés, d'évaluer la qualité du service à la clientèle et de s'assurer que les informations contenues dans les notes d'appel sont correctes.
Ooma enregistre automatiquement tous les appels, mais il existe également une option d'enregistrement manuel des appels. Les enregistrements sont conservés jusqu'à 30 jours mais peuvent être supprimés plus tôt si nécessaire.
4. Messagerie SMS et chat
La messagerie SMS permet à tous les utilisateurs d'Ooma Office d'envoyer et de recevoir des messages texte via l'application mobile (les utilisateurs d'Office Pro peuvent également envoyer des messages texte avec l'application de bureau. Fixer des rendez-vous, confirmer les informations de vos clients et répondre aux questions est un processus beaucoup plus simple avec les SMS.
Au moment de la rédaction du présent document, les messages texte d'Ooma Office sont limités à 2 048 caractères pour les messages sortants, mais les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir autant de messages qu'ils le souhaitent. De plus, Ooma Office n'offre pas de shortcodes SMS, et les utilisateurs ne peuvent pas envoyer de SMS vers/depuis les numéros de téléphone gratuits d'Ooma Office.
Les utilisateurs d'Ooma Office Pro et Enterprise peuvent profiter de la fonction de chat d'équipe pour la messagerie publique et privée, améliorant ainsi la collaboration d'équipe et la communication interne.
La fonction de chat permet également aux utilisateurs de définir une présence pour faire savoir à leurs collègues s'ils sont disponibles pour discuter. Un répertoire de groupe permet aux utilisateurs d'envoyer les mêmes informations à toute l'équipe sans les envoyer plusieurs fois.
5. Blocage d'appel amélioré
Bien que tous les plans Ooma Office permettent aux utilisateurs de bloquer des numéros de téléphone spécifiques, les plans Pro et Enterprise offrent un blocage d'appel amélioré.
Tous les utilisateurs peuvent bloquer jusqu'à 100 numéros, et toute personne figurant sur la liste bloquée entendra un signal d'occupation lorsqu'elle tentera de joindre l'entreprise. Les utilisateurs peuvent ajouter et supprimer des numéros bloqués à tout moment, et les appels provenant de ces numéros n'apparaîtront pas dans le journal des appels.
Les utilisateurs des versions Pro et Enterprise peuvent bloquer automatiquement les appels provenant de numéros de téléphone anonymes, activer l'appel de contacts uniquement ou bloquer automatiquement les numéros figurant sur la liste noire communautaire (numéros de spam connus).
6. Correspondance des informations sur l'appelant
La correspondance de l'information sur l'appelant est une fonction des plans Ooma Office Pro et Enterprise qui est décrite comme une combinaison entre l'identification de l'appelant et le CRM Call Pops.
Outre l'affichage du nom de l'appelant, les utilisateurs peuvent choisir d'intégrer leur système de gestion de la relation client (CRM) à leur système de téléphonie d'entreprise afin que les informations relatives aux clients s'affichent automatiquement lorsqu'ils communiquent avec eux.
Il est intéressant de noter que la fonction Ooma Caller Info Match permet également aux utilisateurs de configurer automatiquement des sites Web préconfigurés et personnalisés tels que Facebook, LinkedIn et Google, qui peuvent afficher des informations concernant probablement ou éventuellement l'appelant.
7. Prise en charge des appels VoIP internationaux
Passer des appels internationaux avec Ooma est facile. Contrairement à d'autres fournisseurs de VoIP, il n'existe pas de forfaits d'appels internationaux illimités, mais les appels vers d'autres utilisateurs Ooma dans des pays étrangers sont totalement gratuits et inclus dans votre forfait.
Les plans comprennent également des appels illimités aux États-Unis, au Canada, au Mexique et à Porto Rico. Les appels internationaux sont facturés à des tarifs assez compétitifs, qui sont susceptibles de changer. Si vous vérifiez auprès de votre représentant Ooma, il pourra vous fournir les tarifs internationaux les plus récents pour les pays dans lesquels vous faites des affaires.
8. Service de réception automatique
C'est l'une de ces petites choses qui peuvent faire paraître une petite entreprise beaucoup plus grande. Lorsque vous composez un numéro, vous êtes mis en relation avec un assistant vocal automatisé qui vous demande à quel service vous voulez parler ou si vous connaissez le numéro de poste de la personne que vous appelez.
Le standard automatique d'Ooma vous permettra également d'économiser sur les coûts opérationnels. Plutôt que de payer une réceptionniste pour traiter les appels entrants, ou de surcharger votre personnel de support en traitant tous les appels entrants, laissez le système automatisé s'en charger. Il permet à vos clients de se rendre là où ils doivent se rendre sans les frais généraux liés à la main-d'œuvre et peut réduire les temps de réponse du support.
Il vous suffit de vous connecter au système avec votre login professionnel Ooma et vous pouvez facilement configurer les options depuis votre portail Ooma. Pour votre message d'accueil, vous pouvez enregistrer manuellement votre message ou utiliser l'option "text-to-speech". Avec la synthèse vocale, le système Ooma prend jusqu'à 400 de vos mots et produit un message d'accueil en utilisant votre choix de voix masculines ou féminines, et d'accents américains ou britanniques.
Bien qu'il ne soit pas aussi robuste, il offre suffisamment de fonctionnalités pour couvrir la plupart des petites entreprises. Cela comprend la programmation des heures d'ouverture et des jours fériés, ainsi que des messages d'accueil alternatifs pour les périodes d'absence. Il est également possible de programmer des transferts directs vers un poste virtuel, un poste physique, un groupe de sonneries ou une messagerie vocale.
9. Gestion des appels
Le système de gestion des utilisateurs en ligne d'Ooma, d'une simplicité agréable, vous permet de modifier la façon dont votre entreprise gère ses appels entrants. Ooma s'adressant principalement aux petites entreprises, les fonctionnalités sont sensiblement moins nombreuses que celles proposées par les autres fournisseurs. Mais c'est compréhensible. Une petite entreprise de 10 personnes n'a pas besoin du même système téléphonique qu'une entreprise de 500 ou 5.000 employés.
Le bon côté de la chose, c'est que l'interface utilisateur est intuitive et que la gestion des appels est un jeu d'enfant. Le portail Ooma gère confortablement les appels à trois avec des options vous permettant d'inclure et d'exclure des appelants à différents moments. Pour des interactions plus complexes, vous pouvez utiliser la fonction "Conference Room". Celle-ci peut accueillir plusieurs participants et est facile à mettre en place. Chaque appelant n'a besoin que d'un numéro de poste et d'un code PIN pour participer.
Le transfert d'appel est assez basique sur le système Ooma, sans véritable équivalent de l'option "Find Me Anywhere" proposée par d'autres sociétés de VoIP. Cependant, le transfert d'appels est facile - vous pouvez transférer directement, transférer avec assistance (si vous devez expliquer l'appel à la personne à qui vous le transférez) ou transférer directement vers la messagerie vocale.
10. Fax
Bien que les fonctionnalités soient limitées pour les petites entreprises, même les petites entreprises ont parfois besoin d'envoyer ou de recevoir un fax. Si c'est votre cas, Ooma propose un service de "fax virtuel" dans le cadre de ses fonctionnalités standard, ce qui signifie qu'il n'y a pas de frais supplémentaires associés à ce service.
Pour envoyer un fax, téléchargez un PDF et envoyez-le via votre portail Ooma. Lorsque quelqu'un envoie un fax sur votre ligne professionnelle, il est automatiquement converti au format PDF et vous est envoyé via une adresse e-mail que vous aurez désignée.
11. Application pour téléphones mobiles
L'application Ooma pour les appareils iOS et Android intègre votre téléphone au réseau VoIP de votre entreprise. Vous pouvez passer des appels, transférer des appels et écouter des messages vocaux avec l'application personnalisée.
Malheureusement, il n'y a aucun moyen d'accéder à votre tableau de bord administratif depuis les applications mobiles. Si vous avez besoin d'apporter des modifications, vous devrez accéder à votre portail Ooma via un navigateur. L'inconvénient est minime, puisque tous les appareils mobiles et les smartphones sont aujourd'hui équipés de Chrome ou de Safari.
Pour un service aussi abordable destiné aux petites entreprises, il est formidable de voir ce type de mobilité. D'autant plus que les propriétaires de petites entreprises et les entrepreneurs sont souvent sur le terrain pour développer leur activité et peuvent tirer un grand profit de ces applications.
12. Options
Numéros de téléphone résidentiels et professionnels d'Ooma
Obtenir un numéro de téléphone avec Ooma est simple, que vous soyez un particulier ou un professionnel. Les clients résidentiels peuvent enregistrer un numéro lorsqu'ils enregistrent leur appareil Ooma Telo. Ooma met à disposition des numéros dans presque tous les indicatifs régionaux, vous pouvez donc choisir un numéro non local si vous le souhaitez. Les clients professionnels peuvent enregistrer soit un numéro local, soit un numéro gratuit pour leur entreprise.
Ooma vous permet également de transférer votre numéro actuel vers votre installation Ooma grâce au portage. Ceci est pratique pour les entreprises qui ont déjà une base de clients établie qui utilisent le numéro de téléphone actuel. Vous n'aurez pas besoin de changer votre marketing ou de mettre à jour votre numéro si vous passez d'une autre société à Ooma.
Chaque client Ooma est propriétaire de son numéro de téléphone, ce qui lui permet de transférer son numéro vers un autre fournisseur s'il change de service. Assurez-vous simplement que votre compte Ooma est à jour et en règle avant de tenter de transférer le numéro vers un nouveau service.
Réceptionniste virtuelle Ooma
Aucune fonction automatisée ne peut remplacer entièrement une réceptionniste réelle pour votre entreprise, mais le Récepteur Virtuel d'Ooma s'en rapproche le plus. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise et que cela ne vous dérange pas de dépendre d'un système automatisé qui dirige les appels vers le bon service ou la bonne personne, alors le Récepteur Virtuel peut vous éviter d'avoir une personne supplémentaire à payer.
L'avantage de la fonction de réceptionniste virtuel est que vous pouvez définir un calendrier pour le moment où vous souhaitez qu'il prenne le relais. Par exemple, si votre réceptionniste est disponible de 9 h à 17 h, vous pouvez programmer la réceptionniste virtuelle pour qu'elle commence à travailler à 17 h afin de diriger les appels même si votre entreprise est fermée pour la journée.
En fonction de la taille de votre entreprise et du nombre de départements, vous pouvez également configurer la Réceptionniste Virtuelle comme un système multi-niveaux, répondant aux appels des différents départements. Le résultat final est un système d'appel plus efficace pour vous et vos clients.
Enregistrement des appels
Disponible pour les clients professionnels, la fonction d'enregistrement des appels d'Ooma vous permet d'enregistrer et de réécouter les appels téléphoniques selon vos besoins pour vous assurer que vous ne manquez aucun détail important. Cette fonction est indispensable pour capturer les informations importantes d'un appel téléphonique que vous aimeriez pouvoir revoir plus tard, surtout si vous êtes en déplacement et que vous n'avez pas la possibilité de prendre des notes.
Choisissez entre l'enregistrement des appels à la demande et l'enregistrement continu des appels. Ce dernier enregistre automatiquement tout appel entrant ou sortant. Vous pouvez utiliser cette fonction si votre entreprise préfère examiner les appels pour contrôler le service à la clientèle. L'enregistrement des appels est également disponible pour les audioconférences, ce qui permet à chaque participant de disposer d'un enregistrement de la réunion pour une utilisation ultérieure.
Tous les enregistrements restent dans vos journaux d'appels dans Ooma Office. De là, vous pouvez les lire, les télécharger ou les supprimer selon vos besoins.
Blocage d'appel amélioré
Ooma permet aux particuliers et aux entreprises de bloquer les appels indésirables grâce au blocage des appels. Cette fonction n'est disponible que sur les niveaux supérieurs de chaque type de forfait - Premier et Ooma Office Pro - mais elle vaut vraiment la peine si vous n'aimez pas que votre ligne téléphonique soit encombrée d'appels indésirables.
Particulièrement important pour les entreprises, le blocage amélioré des appels effectue automatiquement des recherches dans une base de données de robocalls pour déterminer si les appels arrivant sur votre ligne sont légitimes. Les appels indésirables détectés sont automatiquement bloqués au lieu de sonner sur votre téléphone. Vous disposez ainsi de plus de temps pour des appels téléphoniques productifs.
Vous pouvez également bloquer manuellement les numéros qui ne sont pas automatiquement détectés par Ooma mais qui créent tout de même un problème pour votre domicile ou votre entreprise. Et choisissez si vous voulez que votre téléphone sonne lorsqu'un appelant anonyme essaie de vous joindre.
En d'autres termes, votre profil de blocage est entièrement personnalisable, mais vous pouvez également vous rabattre sur des niveaux de blocage préconfigurés si vous le souhaitez. Contrôlez tous les paramètres liés au blocage d'appels via Ooma Office ou l'application mobile.
Vidéo-conférence
Utilisez Ooma pour plus que des appels audio, grâce à ses capacités de vidéoconférence. L'interface simple permet à un hôte de créer une réunion en quelques secondes grâce à Ooma Office. Les autres participants peuvent ensuite se joindre à la réunion en entrant un identifiant ou en cliquant sur un lien partagé. Les réunions peuvent avoir lieu sur pratiquement tous les appareils grâce à l'application mobile d'Ooma.
Jusqu'à 25 personnes peuvent participer à une réunion en même temps. Comme d'autres programmes de vidéoconférence de premier plan, Ooma permet aux participants et aux hôtes de partager un écran, même simultanément, créant ainsi un espace de collaboration pour partager des informations sur un projet. Il existe également une fonction de chat, des capacités de mise en sourdine et une protection par mot de passe pour les réunions.
Un inconvénient du système ?
Il n'existe actuellement aucune fonction d'enregistrement des vidéoconférences, comme c'est le cas avec d'autres services, tels que GrassHopper et RingCentral.
Transfert et transcription de la messagerie vocale
Disposer d'un système de messagerie vocale intuitif et fiable est crucial pour les utilisateurs de téléphones domestiques et professionnels. Les utilisateurs de téléphones résidentiels Ooma bénéficient de toutes les fonctionnalités de base de la messagerie vocale, y compris un message d'accueil personnalisable et la possibilité de consulter la messagerie vocale à distance via l'application mobile.
Il existe également une fonction de transfert de la messagerie vocale pour les utilisateurs privés ou professionnels. Le système envoie vos messages vocaux vers votre boîte aux lettres électronique d'un simple clic. Où que vous soyez, vous pourrez consulter votre messagerie vocale via un enregistrement audio dans votre e-mail, même si vous n'avez pas votre téléphone Ooma à disposition. Pour les personnes qui aiment consulter leur messagerie vocale au travail depuis leur domicile, c'est un avantage certain.
Profitez d'un confort encore plus moderne avec la transcription des messages vocaux, également disponible pour les forfaits domestiques et professionnels. Cette fonction crée une version texte de votre message vocal et l'envoie à votre courrier électronique.
Les plans de téléphonie résidentielle de base utilisent une technologie automatisée pour la transcription. Les utilisateurs de l'option Premier bénéficient d'une transcription assistée par un humain pour plus de précision. Malheureusement, il n'y a pas d'option de transcription assistée pour les forfaits professionnels, et seuls les utilisateurs de Ooma Office Pro disposent de cette fonction.
Tarifs
Ooma propose différents forfaits pour ses clients particuliers et professionnels. Les clients de la téléphonie résidentielle peuvent commencer avec un plan 100% gratuit ; le seul coût est celui du système téléphonique lui-même, y compris tout équipement supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin pour être opérationnel.
Le forfait gratuit, appelé Basic, offre la connectivité avec l'application mobile, l'audio HD, le renvoi d'appel et d'autres services indispensables. Passez au plan Premier pour obtenir un deuxième numéro gratuit, le blocage d'appels, la connectivité à domicile et les appels illimités avec l'application mobile. Le forfait Premier coûte 9,99 $ par mois.
Les entreprises ont le choix entre Ooma Office pour 19,95 $ par mois par utilisateur et Ooma Office Pro pour 24,95 $ par mois par utilisateur. Les plans Ooma Office comprennent tout ce dont vous avez besoin pour mettre en place et faire fonctionner votre bureau d'entreprise, comme une fonction d'interphone, le blocage d'appels, un journal d'appels, la messagerie vocale et la réceptionniste virtuelle.
C'est très bien pour les petites entreprises. Mais les grandes entreprises peuvent envisager de passer à Pro. Ce dernier comprend l'application de bureau en plus de l'application mobile, ainsi que la vidéoconférence, l'enregistrement des appels, la transcription des messages vocaux et le blocage amélioré des appels.
Compte tenu de tout ce que vous obtenez avec Pro, son prix est relativement bas par rapport aux services similaires, y compris certains de nos favoris. Par exemple, Nextiva commence à 32,95 $ par mois et par utilisateur pour obtenir l'enregistrement des appels et la transcription des messages vocaux, qui sont disponibles avec Ooma Pro pour 8 $ de moins par utilisateur et par mois.
Support Client
Ooma offre une couverture en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sur sa ligne d'assistance gratuite.
Le support commercial d'Ooma comprend également un chat en direct/en ligne disponible 24 heures sur 24. Avec ce niveau d'assistance, vous devriez pouvoir joindre quelqu'un si vous avez des problèmes de connectivité VoIP, des problèmes de qualité ou des questions en dehors des heures normales de bureau.
Le support Ooma comprend également du contenu en ligne, couvrant tout, de la manière d'administrer les fonctionnalités du système à la configuration de votre compte. Il comprend également une section détaillée sur la façon de démarrer avec le produit Ooma Office.
La société a facilité la configuration grâce à un processus simple en trois étapes. Dans la plupart des cas, vous devriez être en mesure de mettre votre service en service sans avoir à contacter le support technique par téléphone.
En utilisant votre login Ooma, vous pouvez contrôler pratiquement tous les aspects de votre expérience avec l'entreprise, de la modification du système aux comptes. Le portail Ooma est entièrement basé sur le cloud, vous pouvez donc accéder à votre compte, le configurer et le gérer depuis n'importe quel endroit où vous disposez d'une connexion Internet.
Imaginez que vous partez en voyage d'affaires à la dernière minute avec votre équipe et que vous vous rendiez compte à l'aéroport que certains membres de votre équipe n'auront pas accès à leur téléphone pendant leur absence. En quelques clics, vous pouvez modifier l'acheminement des appels afin que les clients puissent toujours joindre une personne en direct au bureau.
Alternatives à Ooma
Ooma peut ou non être la bonne solution pour votre domicile ou votre bureau, mais nos revues approfondies des meilleurs fournisseurs de téléphonie VoIP devraient vous conduire à la bonne solution.
- Nextiva - Le meilleur service de téléphonie VoIP pour la plupart des entreprises
- RingCentral - La solution tout-en-un la plus abordable pour moins de 20 utilisateurs
- Grasshopper - Meilleure application mobile pour les solopreneurs et les petites équipes
- Phone.com - Meilleur si vous avez besoin de moins de 300 minutes/utilisateur
- FreshDesh - Le meilleur pour les équipes de support client
Ooma a beaucoup à offrir aux clients de la téléphonie résidentielle et professionnelle, de sa configuration personnalisable à ses fonctions pratiques, comme le blocage d'appel et le transfert d'appel. Ooma Office est l'un des meilleurs services de téléphonie VoIP pour les petites entreprises qui ne disposent pas d'un service informatique pour effectuer la configuration. Sa configuration simple permet à votre équipe d'être opérationnelle et de comprendre le système avec un minimum de problèmes en cours de route.
Avis final
Ooma est un service VoIP fiable pour la plupart des entreprises. Avec près de 20 ans d'expérience dans le secteur, ses plans vont au-delà de la simple nécessité pour garantir que les clients tirent le meilleur parti de ses solutions VoIP. Les ressources gratuites de son site Web permettent aux clients potentiels d'effectuer des recherches approfondies et de se sentir en confiance avec le service Ooma avant même de parler à un représentant commercial.
