Rejoindre une réunion Zoom
Vous pouvez utiliser votre navigateur web et le lien d'invitation que l'hôte vous envoie pour commencer.
Il suffit de cliquer sur le lien de la réunion et de suivre les instructions pour rejoindre une réunion.
Dans l'application de bureau (ou même dans l'application mobile Zoom), vous pouvez rejoindre une réunion en saisissant l'identifiant de réunion qui vous a été envoyé par l'hôte.
L'hôte le trouvera dans le coin supérieur gauche de sa fenêtre Zoom lorsqu'il lancera ou programmera la réunion.
L'une des principales caractéristiques des identifiants de réunion est qu'une fois qu'un hôte a choisi l'option de réunion récurrente, les participants pourront toujours rejoindre la même salle de réunion en saisissant le même numéro d'identification personnel.
Navigation de base en réunion
Certains de ces éléments dépendent du fait que vous soyez un administrateur ou un participant à une réunion.
En tant qu'administrateur, vous pourrez contrôler certaines fonctions que les participants ne peuvent pas utiliser, comme la mise en sourdine d'autres personnes, le démarrage/arrêt de la vidéo et l'enregistrement de la réunion.
Cependant, en standard, il existe des fonctionnalités que tout le monde peut utiliser lors d'une réunion dans la salle de réunion Zoom :
- L'icône de mise en sourdine définit votre ordinateur ou votre appareil mobile et ses sources d'entrée audio utilisées pour l'enregistrement audio. Vous pouvez également utiliser cette icône pour couper/rétablir le son de votre microphone s'il est déjà activé.
- L'icône de la caméra vidéo permet d'activer la webcam et de modifier l'arrière-plan dans les paramètres de votre compte.
- Vous pouvez discuter et envoyer des fichiers à des personnes spécifiques ou à tout le monde lors de réunions de groupe.
- L'icône de partage d'écran vous permet de partager votre écran avec les autres participants à la réunion. Ceci est utile pour les présentations ou si vous devez montrer quelque chose de spécifique sur votre écran.
- Vous pouvez également activer un tableau blanc dans le menu de l'écran partagé, ce qui est excellent pour ceux qui veulent faire du brainstorming, annoter ou prendre des notes pendant leur réunion.
- L'icône d'enregistrement permet de démarrer/arrêter l'enregistrement de la session. Celle-ci sera sauvegardée sous la forme d'un fichier vidéo sur votre ordinateur local ou même dans le nuage (lorsque l'on bénéficie d'un abonnement payant).
- On peut également activer les sous-titres codés pendant la réunion, ce qui est utile pour les personnes sourdes ou malentendantes - ou même si vous essayez de comprendre quelqu'un qui a un fort accent.
- Salles de pause - Ensuite, on peut utiliser les salles de pause pour créer des salles supplémentaires afin de répartir les participants à la réunion en petits groupes.
- Demandez le contrôle - permettez aux participants de contrôler l'ordinateur d'une autre personne s'ils ont besoin d'aide pour quoi que ce soit.
- Applications Zoom - On peut utiliser diverses intégrations de la place de marché Zoom pour accomplir de multiples tâches.
- Bouton de fin de réunion - Ce bouton permet de mettre fin à la réunion pour un (ou tous) les participants.
Conversation et réactions lors d'une réunion Zoom
Le feedback non verbal est un excellent moyen de montrer votre réaction à quelque chose qui est dit dans la réunion sans interrompre la personne qui parle.
Zoom offre quelques options différentes pour cela, que l'on peut trouver dans la barre d'outils inférieure de la fenêtre Zoom.
Vous pouvez taper différents émojis ou "réactions" pour montrer ce que vous ressentez dans la discussion.
Vous pouvez également utiliser l'icône appropriée pour "lever la main" virtuellement, ce qui est utile si vous voulez poser une question, mais ne voulez pas interrompre la réunion avant de pouvoir le faire.
Si vous organisez une réunion, vous pouvez modifier les paramètres pendant la session pour activer/désactiver les réactions ou l'icône de main levée.
En parlant de chat, il est bon de savoir que tout le monde peut envoyer/recevoir des fichiers pendant la réunion (si cela est activé).
Cependant, l'ouverture d'un fichier ne le télécharge pas automatiquement. Vous devrez donc cliquer sur "Enregistrer sous" si vous souhaitez conserver ce fichier localement sur votre ordinateur.
En savoir plus sur le partage de votre écran, vidéo ou audio
Si vous souhaitez collaborer avec les autres participants à la réunion, vous devrez probablement partager votre écran.
Le partage d'écran est utile pour les présentations, pour montrer quelque chose sur votre écran, ou même pour co-naviguer sur un site web.
En appel vidéo :
- Cliquez sur la flèche verte vers le haut pour Partager l'écran.
- Choisissez l'écran pour partager votre appareil Android, Mac ou Windows.
- Vous pouvez toujours arrêter le partage en cliquant sur le bouton rouge d'arrêt.
- Vous pouvez également partager des fichiers audio pour diffuser de la musique ou d'autres sons pendant la réunion.
Si vous partagez l'intégralité de votre bureau, pensez à fermer tous les programmes susceptibles de générer des notifications ou de contenir des informations confidentielles, car tous les participants à un appel pourront les voir sur votre écran.
Dans un autre ordre d'idées, il est bon de savoir que vous pouvez également partager l'écran de votre iPhone Apple iOS si vous organisez une réunion sur un iPhone.
Il en va de même si vous utilisez un téléphone Android.
Vous pouvez également partager des diapositives comme arrière-plan virtuel, partager une partie de votre écran et partager le contenu d'une deuxième caméra.
Enfin, vous pouvez également partager des fichiers à partir d'intégrations tierces telles que Dropbox et Google Drive.
En tant qu'hôte, vous pouvez contrôler divers paramètres concernant les personnes qui peuvent ou non partager des écrans. Ces paramètres peuvent être restreints dans les paramètres du compte, du groupe ou de l'utilisateur.
Épingler et mettre en avant les participants
Lors des appels Zoom, vous pouvez garder l'attention sur une ou plusieurs personnes pendant la réunion en les "épinglant" ou en les "mettant en évidence".
Cliquez sur la caméra vidéo, choisissez les trois points, puis sélectionnez "épingler" pour commencer.
Si une personne est épinglée, elle sera toujours affichée même si elle ne parle pas.
L'hôte de la réunion peut épingler jusqu'à 9 personnes, tandis que les participants peuvent épingler une seule personne par défaut.
D'autre part, la fonction "Spotlight" permet d'afficher la vidéo d'une personne en grand sur l'écran, même si d'autres personnes parlent.
La mise en lumière ne peut être faite que par l'hôte/co-hôte et l'épingle de l'individu qui écrase.
Pour supprimer la fonction de projecteur, l'hôte peut cliquer sur l'option qui apparaît sur le cadre de la caméra lorsque celle-ci n'est plus nécessaire.
Dispositions et vues des réunions Zoom
Les différentes mises en page et vues des réunions Zoom vous permettent de personnaliser la façon dont vous voyez les personnes sur votre écran.
Les vues principales sont la vue de la galerie et la vue du haut-parleur, auxquelles on peut accéder en cliquant sur les icônes de la barre d'outils appropriée.
L'affichage de la galerie présente les flux vidéo de tous les participants sous forme de petites tuiles, tandis que l'affichage de l'intervenant ne présente que la personne qui est en train de parler.
Il est bon de savoir que si vous enregistrez des réunions en vue galerie, l'enregistrement ne montrera que la vue du locuteur, et non la vue galerie choisie pendant la réunion en direct.
Il est également intéressant de noter que la vue de la galerie peut afficher jusqu'à 49 participants.
De plus, vous pouvez choisir de ne voir que les flux vidéo des autres participants à la réunion dont la caméra est allumée, ce qui signifie que vous ne verrez pas le flux noir d'une personne dont la caméra est éteinte.
Planifier une réunion depuis le Web ou le bureau
Pour programmer des réunions à partir du portail Web Zoom ou de l'application de bureau Zoom, commencez par ouvrir l'application Zoom et connectez-vous.
Une fois que vous êtes connecté, cliquez sur "Planifier une réunion" sur la page d'accueil.
Saisissez toutes les informations pertinentes, telles que le sujet de la réunion, la date et l'heure, la durée et la nécessité ou non d'un mot de passe.
On peut également télécharger le client Zoom pour un accès facile.
L'utilisation de l'application Zoom signifie que vous ne devrez pas passer par votre navigateur web chaque fois que vous voudrez commencer ou rejoindre une réunion.
Voici plus d'informations sur la façon de programmer des réunions Zoom pour vos besoins spécifiques.
Inviter des participants avant et pendant les réunions Zoom
Pendant une session, vous pouvez inviter des participants à partir du portail Web, de l'application de bureau ou de la barre d'outils de la réunion.
Lorsque vous utilisez le portail web, cliquez sur copier l'invitation pour partager l'URL avec les participants.
Il se peut également que le mot de passe soit inclus dans les informations. Veillez donc à ce qu'il le soit et vérifiez-le lorsque vous invitez des personnes à vos réunions.
Vous pouvez également ajouter l'invitation à la réunion à votre calendrier Microsoft Outlook, Google Calendar ou Yahoo.
Vous pouvez ensuite inviter d'autres personnes à partir du calendrier spécifique, comme vous le feriez normalement pour tout autre événement.
Si vous invitez quelqu'un à partir du client de bureau, cliquez sur Réunions, choisissez l'onglet Réunions à venir, copiez l'invitation et collez les informations dans un courrier électronique ou envoyez-la directement à la personne que vous souhaitez inviter.
Lorsqu'une réunion est en cours, vous pouvez utiliser le menu d'information contextuel pour inviter des personnes à utiliser le lien de participation dans la réunion Zoom.
Vous pouvez également ouvrir la fenêtre du participant, et vous verrez différentes options relatives à l'invitation de personnes à rejoindre la réunion.
Sécurité de Zoom
ZoomBombing est un mot qui a été créé pour décrire l'acte malveillant d'une personne qui interrompt ou perturbe une réunion Zoom en direct - généralement une réunion à laquelle l'hôte n'a pas invité la personne.
Alors qu'il est possible de faire échouer une réunion ou de partager des images ou des mots offensants et inappropriés, Zoom se concentre sur trois mesures pour assurer la sécurité de ses réunions.
Prévenir
Lorsque vous commencez une nouvelle réunion, l'utilisation d'une salle d'attente signifie que tout le monde verra un message jusqu'à ce que vous soyez prêt à commencer.
Vous pouvez également utiliser un code d'accès que les gens devront saisir ou faire en sorte qu'ils doivent se connecter à un compte spécifique avant de se joindre à vous.
Cela peut vous aider à éviter que des personnes se joignent à votre réunion sans y être invitées - vous pouvez également refuser l'entrée à toute personne que vous ne reconnaissez pas.
Agir
Les hôtes peuvent utiliser l'icône du bouclier pendant la réunion Zoom pour verrouiller la session afin que personne d'autre ne puisse s'y joindre.
Vous pouvez également utiliser cette icône pour supprimer un participant ou même suspendre toutes les activités d'un participant au cas où les choses deviendraient incontrôlables.
Reporting
En cliquant sur l'icône du bouclier, vous trouverez également le bouton de rapport, que vous pouvez utiliser pour signaler un utilisateur (ou plusieurs utilisateurs de Zoom) pour comportement inapproprié.
Vous devrez choisir le participant à signaler, saisir les détails de la réunion sur ce qui s'est passé, puis soumettre le rapport.
Vous pouvez également signaler les participants après la fin de la réunion Zoom.
Utilisation des salles de réunion pendant une réunion
Il est possible d'utiliser les principales options de la salle Zoom pour créer des sessions en petits groupes pendant une réunion.
On peut le faire en cliquant sur l'icône appropriée et en sélectionnant les salles de réunion.
Vous pourrez choisir le nombre de salles Zoom que vous souhaitez, puis vous pourrez soit déplacer manuellement des personnes dans la salle, soit les assigner automatiquement.
L'hôte pourra se déplacer entre les différentes salles et également diffuser un message à toutes les salles en même temps.
Une fois la session terminée, tout le monde sera ramené à la réunion principale.
Résumé.
L'organisation d'une réunion ou d'un webinaire via Zoom est un processus relativement simple, mais il y a quelques éléments à prendre en compte.
Veillez à tester votre audio et votre vidéo avant de commencer la réunion pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Si vous invitez des personnes à participer à votre réunion, veillez à leur envoyer les informations à l'avance afin qu'elles puissent se préparer.
Et enfin, soyez conscient des risques de sécurité qui pourraient survenir et prenez des mesures pour les prévenir.
Enfin, si vous voulez plus de fonctionnalités que celles offertes par un compte gratuit, envisagez la version Zoom entreprise (Pro) pour bénéficier de la meilleure expérience possible avec l'un des outils de vidéoconférence les plus puissants qui soient.
Plus de lecture : Saviez-vous qu'il existe plusieurs alternatives à Zoom qui pourraient constituer une meilleure solution pour vos besoins spécifiques ?
