Comment la communication d'entreprise a changé
Les processus commerciaux exigeant que la messagerie instantanée soit utilisée en temps réel, il est nécessaire de disposer de solutions qui offrent plus qu'une simple méthode de communication.
C'est là que la communication unifiée (UC) entre en jeu.
Les entreprises peuvent ainsi utiliser plusieurs types de communication sur une seule et même plateforme.
Les communications unifiées s'intègrent à tous vos canaux de communication, ce qui vous permet de disposer d'une plateforme unique pour gérer et contrôler vos communications, tout en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Il s'agit d'un changement important par rapport au modèle traditionnel de communication d'entreprise, qui reposait souvent sur les appels téléphoniques et les emails.
Si ces méthodes sont toujours populaires, elles ne sont plus les seules options disponibles et ne sont pas toujours les plus efficaces.
Que comprennent les communications unifiées ?
Qu'il s'agisse d'utiliser Slack et ses différentes alternatives ou de profiter des fonctionnalités offertes par Zoom pour communiquer avec des personnes dans le monde entier, toutes ces différentes applications peuvent être intégrées dans une seule et même plateforme grâce aux communications unifiées.
Les communications d'entreprise devenant de plus en plus complexes, la gestion des différents canaux peut s'avérer difficile. C'est pourquoi la mise en place d'un plan de communications unifiées dans une entreprise est la solution.
Comment les communications unifiées peuvent profiter à votre entreprise
Voici les avantages qu'une solution de communications unifiées peut apporter à une entreprise.
1. Augmentation de la productivité
Que vous soyez un prestataire de services ou une entreprise de produits, il y a de fortes chances que vous ayez une équipe d'employés qui doivent pouvoir communiquer entre eux quotidiennement.
Dans le passé, cela signifiait organiser une série d'appels téléphoniques ou même des réunions en face à face.
Aujourd'hui, les communications unifiées s'intègrent à diverses applications et logiciels pour faciliter la communication entre les employés.
Cela signifie également que le partage de fichiers peut se faire sans aucun effort, une caractéristique cruciale dans le monde des affaires.
2. Amélioration du service à la clientèle
De multiples outils de communication d'entreprise aident les entreprises à rester en contact avec leurs clients.
Du logiciel de chat en direct au logiciel de gestion de la relation client (CRM), les entreprises peuvent utiliser les communications unifiées pour offrir une meilleure expérience au client.
À ce titre, les outils de collaboration intégrés à la plateforme de communications unifiées permettent aux employés de travailler ensemble pour résoudre les problèmes des clients.
3. Meilleure planification de la continuité des activités
Divers autres types d'outils de communication des logiciels d'entreprise contribuent également à la continuité des activités.
Il s'agit des services de communication qui permettent aux entreprises de continuer à fonctionner en temps de crise.
Par exemple, les communications unifiées peuvent permettre aux employés de travailler depuis leur domicile ou un autre lieu en cas de panne de courant.
Les services de conférence téléphonique peuvent également être utilisés pour permettre aux employés de rester en contact les uns avec les autres pendant une crise.
4. Collaboration renforcée
Les systèmes de communication permettent aux employés de travailler ensemble sur des projets.
Grâce à des applications professionnelles qui permettent d'utiliser le bureau à distance, la messagerie d'équipe, etc., les entreprises peuvent utiliser les communications unifiées pour améliorer la collaboration entre les employés.
5. Un plus grand engagement des employés
En utilisant la technologie des communications unifiées, vous serez également en mesure d'améliorer les relations humaines entre tous les membres d'un lieu de travail.
Pour ce faire, il faut permettre aux employés de communiquer facilement et leur donner accès aux outils dont ils ont besoin pour faire leur travail.
La plupart des logiciels RH sont aujourd'hui dotés d'une forme d'intégration des communications unifiées, ce qui peut contribuer à rationaliser la communication et la collaboration au sein d'une entreprise.
Qu'il s'agisse d'outils permettant à divers membres du personnel de voir quand d'autres ont des congés réservés ou de ceux qui donnent aux employés la possibilité de demander des congés à leur supérieur, les logiciels RH avec intégration des communications unifiées peuvent contribuer à améliorer la communication et la collaboration entre les employés.
6. Réduction des coûts de voyage et de déplacement
L'époque où les employés se déplaçaient pour se rendre sur leur lieu de travail est révolue.
Aujourd'hui, les entreprises peuvent économiser sur les frais de déplacement en utilisant les communications unifiées pour organiser des réunions et des conférences virtuelles.
Les plateformes de conférence virtuelle permettent aux personnes qui ne se trouvent pas dans le même lieu géographique de participer facilement aux réunions.
7. Augmentation du retour sur investissement
Enfin, l'un des principaux avantages de l'adoption de services de communication qui rassemblent tout le monde est l'augmentation du retour sur investissement.
Qu'il s'agisse de fournir des appareils mobiles aux employés pour leur permettre d'être plus productifs en dehors du bureau ou de disposer de systèmes de gestion de documents permettant une collaboration rapide et facile entre les membres de l'équipe, les entreprises qui investissent dans des solutions de communications unifiées ont tendance à voir un retour sur investissement important.
Principales caractéristiques des communications unifiées
La décision d'opter pour des solutions de communications unifiées n'est pas toujours la plus facile à vendre pour les entreprises, car elle nécessite généralement un investissement important.
Connaître les caractéristiques des communications unifiées vous aidera à comprendre comment cette technologie peut être avantageuse pour votre entreprise et donc à prendre une décision plus éclairée.
VoIP et SIP Trunking
Si les gens connaissent généralement la VoIP (voix sur IP), ils ne sont pas aussi nombreux à connaître le SIP trunking.
SIP, ou Session Initiation Protocol, est un protocole de signalisation pour les systèmes téléphoniques VoIP.
La fonctionnalité offerte ici est que les utilisateurs peuvent se connecter à un réseau IP en temps réel et passer/recevoir des appels téléphoniques.
Grâce aux fonctions d'appel vocal interactif et d'audioconférence, l'expérience de l'utilisateur peut être considérablement améliorée.
Si l'on souhaite investir dans des systèmes téléphoniques multilignes, le trunking SIP est une excellente option.
Web et vidéo-conférence
Avec la mise en place de la communication unifiée, non seulement vous pouvez écouter ce que dit quelqu'un, mais l'appel vidéo permet également une communication en face à face.
Cette communication interactive peut être très bénéfique pour les entreprises, car elle permet d'établir des relations et de renforcer la confiance, qu'il s'agisse de réunions internes ou même de communication externe.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de vidéoconférence pour partager des tableaux blancs, des fichiers et des écrans pendant un appel, ce qui rend la collaboration beaucoup plus accessible.
Il peut s'agir d'un outil inestimable pour une petite entreprise qui dépend d'équipes à distance pour accomplir son travail.
De même, les grandes entreprises peuvent trouver ces fonctionnalités extrêmement utiles pour organiser des sessions de formation ou des réunions à grande échelle.
Intégration du bureau
L'intégration du poste de travail consiste à connecter différentes applications qui font partie d'un flux de travail.
Cette technologie permet aux membres de l'équipe d'accéder aux outils nécessaires sans quitter leur environnement de bureau.
De nombreuses plateformes logicielles de gestion des réunions offrent ce type de fonctionnalité, qui apporte beaucoup.
Soutien aux appareils mobiles
Le concept de BYOD (Bring Your Own Device) est de plus en plus populaire sur le lieu de travail.
Les employés utilisent leurs propres appareils mobiles, tels que les smartphones et les tablettes, à des fins professionnelles.
Il est donc essentiel que toute solution de communications unifiées soit compatible avec les appareils mobiles.
Ainsi, les employés peuvent accéder aux outils et aux informations dont ils ont besoin, quels que soient le lieu et l'appareil sur lesquels ils travaillent.
Suivi et gestion des appels
Pour ceux qui fournissent un service à la clientèle, il est essentiel d'avoir un numéro de téléphone que les gens peuvent appeler.
Le protocole de téléphonie par Internet étant de plus en plus populaire, il est également essentiel de disposer d'une solution qui permette aux bonnes personnes de prendre les mesures appropriées lorsque des appels arrivent.
Des fonctionnalités telles que la communication en temps réel, le routage des appels, les systèmes de messagerie vocale, l'enregistrement des appels et même la réception de SMS entrants permettent aux entreprises de gérer leurs clients plus efficacement.
Une messagerie unifiée faisant partie d'un système de gestion des appels peut avoir une incidence considérable sur les niveaux de service à la clientèle.
À cette fin, diverses solutions de suivi des appels sont disponibles sur le marché, ce qui accroît encore les fonctionnalités dont les entreprises peuvent bénéficier.
Intégration du centre de contact
L'intégration est essentielle pour les solutions de communications unifiées qui doivent fonctionner dans le cadre d'un système, comme dans le cas d'un centre de contact.
De l'interface utilisateur à la capacité de rationaliser les appels téléphoniques et le partage d'écran, les bons outils d'intégration des centres de contact peuvent faire une grande différence.
Les logiciels de centres d'appels sont également dotés de diverses API qui peuvent se connecter aux logiciels déjà utilisés dans une entreprise, ce qui facilite le démarrage des CU.
Les communications unifiées conviennent-elles à votre entreprise ?
Voici quelques questions à poser si vous essayez de déterminer si les communications unifiées sont un bon investissement pour votre entreprise à son stade actuel.
Quels sont les besoins et les objectifs de mon entreprise ?
Comprendre vos besoins et vos objectifs est la première étape pour décider si les CU vous conviennent.
Si vous avez besoin d'une solution permettant d'améliorer la communication et la collaboration au sein de votre entreprise, les communications unifiées peuvent vous convenir.
Quels sont les points faibles actuels de mon infrastructure de communication ?
Le changement intervient généralement parce que le système actuel ne fonctionne pas bien.
Qu'il s'agisse de téléphones de bureau qui rendent difficile le transfert d'appels ou d'une collaboration d'équipe inexistante, le fait d'avoir une image claire de vos points sensibles vous aidera à comprendre si les communications unifiées peuvent les résoudre.
Ai-je des employés distants ou mobiles ?
Si vous disposez d'une main-d'œuvre à distance et que vous souhaitez vous assurer que le travail à distance est aussi efficace que possible, les communications unifiées peuvent vous aider.
Si les solutions sur site peuvent être utiles à certaines entreprises, les travailleurs à distance ont besoin de systèmes de communications unifiées qui leur offrent le même niveau de communication et de collaboration que s'ils étaient au bureau.
Si vous investissez dans des systèmes adaptés, vos travailleurs seront plus productifs dans leur travail et l'expérience client s'améliorera.
Quelle est l'importance de la collaboration pour mon entreprise ?
Une réponse honnête à cette question peut vous aider à comprendre si les communications unifiées constituent un bon investissement pour votre entreprise.
Si les termes "collaboration" et "communication unifiée" semblent agréables sur le papier, toutes les entreprises n'ont pas besoin de ces fonctionnalités.
Comprendre comment votre équipe collabore et s'il y a des domaines qui peuvent être améliorés vous aidera à déterminer si les CU vous conviennent.
Est-ce que je cherche à améliorer le service à la clientèle ou à réduire les coûts ?
La mise en œuvre d'une solution unifiée ne sera pas bon marché.
Cela signifie que vous devez être sûr que les avantages de la CU l'emporteront sur les coûts, idéalement à court et à long terme.
Il est bon de noter que les communications unifiées et les collaborations augmentent l'efficacité et la productivité lorsqu'elles sont mises en œuvre correctement et à long terme.
Cela permet généralement de réaliser des économies.
L'intégration d'une nouvelle technologie entraînerait-elle trop de perturbations ?
Il est important de comprendre l'ampleur des perturbations qu'entraînerait la mise en œuvre des communications unifiées.
Les plateformes de communications unifiées ne sont pas adoptées immédiatement. Il est donc essentiel de déterminer combien de temps il faudra à votre équipe pour s'habituer au nouveau système.
Il faut également se demander si une telle perturbation vaut l'investissement.
Cela dit, une plateforme de communications unifiées étant capable d'améliorer la communication et la collaboration, ainsi que d'offrir d'autres avantages à l'entreprise, une interruption mineure peut être envisagée.
Coûts des communications unifiées
Compte tenu des coûts élevés associés aux communications unifiées, il est essentiel d'examiner à combien s'élèveraient vos dépenses si vous mettiez en œuvre un modèle de communications unifiées.
Coût du matériel et des logiciels
Qu'il s'agisse de plusieurs appareils à divers points d'extrémité, de casques ou de systèmes téléphoniques d'entreprise, la mise en place de communications unifiées nécessite beaucoup de matériel.
De plus, les prix des dispositifs de vidéoconférence varient en fonction de divers facteurs tels que la qualité, les caractéristiques et la marque.
Le logiciel est également un élément essentiel de l'équation des coûts, car il relie tout et permet d'utiliser les différentes fonctionnalités.
Coût de l'installation et de l'entretien
Un système UCC (communications unifiées et collaboration) doit être installé par des personnes qui comprennent le matériel et les logiciels concernés.
Les systèmes téléphoniques et informatiques doivent être configurés de manière appropriée pour que le système de communications unifiées fonctionne correctement.
Si vous avez installé un système de téléphone logiciel (qui vous permet d'utiliser votre ordinateur comme téléphone principal), il est essentiel de s'assurer que la qualité du son est suffisamment bonne pour les appels professionnels.
Coût de la formation des employés
Le fait de disposer de plusieurs canaux de communication d'entreprise signifie que la formation représente un coût supplémentaire à prendre en compte lors de la mise en œuvre des communications unifiées.
Idéalement, vous souhaitez que les personnes qui installent votre système forment votre équipe sur la manière de l'utiliser pour tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.
Toutefois, si cela n'est pas possible, il est essentiel de veiller à ce qu'un membre de votre équipe soit familiarisé avec le système et puisse former les autres si nécessaire.
Coût de la bande passante supplémentaire
Les systèmes de communications unifiées nécessitent généralement beaucoup de bande passante.
Cela est particulièrement vrai si vous utilisez des conférences Web ou d'autres fonctions à large bande passante.
Si la bande passante est insuffisante, vous devrez peut-être mettre à niveau votre service Internet ou obtenir une ligne séparée pour le système de communications unifiées.
Ces coûts doivent être pris en compte lors de la mise en œuvre des communications unifiées dans votre entreprise.
FAQ - Communications unifiées
Quelles entreprises sont considérées comme les meilleures dans le domaine des communications unifiées ?
RingCentral, 8×8 et Cisco sont considérés comme faisant partie des meilleurs dans le domaine des communications unifiées.
Ces trois sociétés proposent des plateformes fiables et riches en fonctionnalités qui répondent aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Quels sont les secteurs qui bénéficieraient le plus de la mise en œuvre d'une plateforme de Communications unifiées ?
Les soins de santé, l'industrie manufacturière et le commerce de détail ne sont que quelques-uns des secteurs qui bénéficieraient le plus de la mise en œuvre d'une plate-forme de communications unifiées.
Qu'est-ce qu'un PBX dans le contexte des communications unifiées ?
Un PBX, ou central téléphonique privé, est un système téléphonique qui aide les entreprises à gérer leurs besoins en télécommunications.
Dans le contexte des communications unifiées, un PBX peut être utilisé pour connecter des employés répartis sur différents sites.
Résumé.
Lorsqu'il est question de communications unifiées en tant que service, le terme peut couvrir un large éventail de définitions et de cas d'utilisation.
De l'intégration de vos plateformes de messagerie et de chat à la création d'une base de données centralisée d'informations sur les clients, la communication unifiée peut vous aider.
Mais, en fin de compte, l'objectif premier des communications unifiées est de faciliter la gestion des affaires en éliminant les obstacles à la communication et en simplifiant les contacts avec les clients et les collègues.
En connaissant les caractéristiques dont votre entreprise a besoin et les avantages que les différentes solutions de communications unifiées peuvent offrir, vous pourrez décider si cette technologie vous convient.
Utilisez-vous un système de communications unifiées dans votre entreprise ?
Quels sont les avantages que vous avez trouvés ?
Si vous n'utilisez pas la VoIP, vous perdez probablement des économies et des fonctionnalités qui pourraient rapidement s'accumuler dans votre entreprise.
Disposer d'un numéro VoIP apporte de nombreux avantages aux entreprises. Du renvoi d'appel à la transcription de la messagerie vocale en passant par l'audio HD, la liste des fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à gagner du temps et de l'argent est assez longue.
Enfin, consultez ce comparatif Ringcentral Vs. Zoom pour en savoir plus sur ces plateformes VoIP et sur la manière dont elles peuvent répondre aux besoins de communication de votre entreprise.
